Những mẫu biên bản cuộc họp là một trong những loại văn bản được sử dụng khá phổ biến trong công việc. Biên bản cuộc họp ghi lại nội dung, mục đích diễn biến của cuộc họp để có thể tóm tắt cuộc họp đó và sử dụng làm công cụ hỗ trợ cho nhiều công việc khác có liên quan. Để mọi người có thể có cái nhìn tổng quát nhất chúng tôi mang đến những mẫu mẫu biên bản cuộc họp phổ biến nhất hiện nay. Hãy cùng chúng tôi tham khảo trong bài viết dưới đây nhé!
I. Một số mẫu biên bản cuộc họp phổ biến nhất
1. Biên bản cuộc họp mới nhất
Download mẫu biên bản cuộc họp chuẩn
2. Biên bản cuộc họp công ty đạt chuẩn
Donwload biên bản cuộc họp công ty
3. Mẫu biên bản họp công trường
Download biên bản họp công trường
4. Mẫu biên bản cuộc họp giao ban
Donwload biên bản cuộc họp giao ban
5. Biên bản cuộc họp lớp
Download biên bản cuộc họp lớp phổ biến nhất
6. Biên bản họp hội đồng thành viên
Download biên bản họp hội đồng thành viên
7. Mẫu biên bản họp phụ huynh học sinh, sinh viên
Download biên bản họp phụ huynh
8. Biên bản họp hội đồng cổ đông
Download biên bản cuộc họp hội đồng cổ đông
II. Tổng quan về mẫu biên bản cuộc họp
Trước khi đi vào tham khảo những mẫu biên bản cuộc họp thì hãy cùng tôi tìm hiểu biên những nét tổng quan nhất của biên bản cuộc họp.
1. Mẫu biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là một văn bản dùng trong công việc của các cơ quan, doanh nghiệp nhằm mục đích ghi lại nội dung, diễn biến và dùng nó như một hình thức lưu trữ, minh chứng cho các ý kiến vấn đề được nêu ra trong cuộc họp. Biên bản thì sẽ có không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chỉ được dùng như một cách để xác thực và ghi nhận các nội dung đã được nói trong các cuộc họp.
2. Đặc điểm của mẫu biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp bao gồm các đặc điểm sau đây:
- Mẫu biên bản cuộc họp là một trong những gợi ý hướng dẫn các nội dung để mọi người xây dựng ý tưởng và lập nên các bước để tiến hành ghi nhận biên bản của cuộc họp.
- Ghi nhận nội dung và các diễn biến của một cuộc họp để lưu trữ và lập báo cáo cuộc họp sau nay mà không hề có hiệu lực pháp lý hay liên quan đến pháp luật.
- Ngoài ghi nhận diễn biến cuộc họp thì những mẫu biên bản này còn là một các để xem xét việc thiếu vắng cũng như những ý kiến đóng góp của nhân viên. Nhiều cơ quan sử dụng chúng để đánh giá và khen thưởng, phạt nhân viên.
- Không chỉ hướng dẫn cách viết các nội dung mà các mẫu biên bản cuộc họp cũng được sử dụng như một cách đáng giá tính hiệu quả của các biên bản chính thức của các thư ký cuộc họp.
- Những thông tin được ghi nhận trong biên bản cuộc họp là những nội dung thực được nói và đưa ra phân tích trong cuộc họp đó mang tính kịp thời và chính xác, đầy đủ, chi tiết khách quan.
3. Vai trò của mẫu biên bản cuộc họp
Nhiều người thắc mắc tại sao phải tiến hành ghi biên bản cuộc họp. Biên bản cuộc họp sở hữu nhiều vai trò và chức năng quan trọng sau đây:
- Dù không có hiệu lực pháp lý nhưng những biên bản cuộc họp chính là tài liệu lịch sử ghi lại những việc quan trọng diễn ra trong cuộc họp với mục đích xác minh, chứng thực các hoạt động đã xảy ra.
- Biên bản cuộc họp chính là một lời nhắc nhở với các nhân viên về việc họ cần bắt tay vào thực hiện những việc đã được cam kết và ký xác nhận trong văn bản. Điều này giúp các công việc được hoàn thành đúng tiến độ và mang lại hiệu quả cao hơn.
- Biên bản cuộc họp là một hệ thống cơ sở dữ liệu đơn giản giúp mọi người cập nhật thông tin về cuộc họp. Từ việc xem xét sự khả thi của các ý kiến được mọi người góp ý mà các bộ phận sẽ có thể đưa ra các quyết định khác nhau nhằm đảm bảo việc hoàn thành công việc hoặc giải quyết các vấn đề.
III. Các bước để lập mẫu biên bản cuộc họp
1. Trước cuộc họp
a. Tìm hiểu chính sách cuộc họp mà công ty bạn thường sử dụng
- Vai trò của người thư ký cuộc họp thường chỉ là người ghi chép và không mang tính chủ trị hay có vai trò chính trong cuộc họp. Thông thường thì sẽ có 2 trường hợp đó là thư ký sẽ tham gia cuộc thảo luận cùng mọi người hoặc không tham gia. Tuy nhiên đa phần thì thư ký không tham gia thảo luận mà chỉ ghi chép vì việc này sẽ giúp họ có thể tập trung vào công việc và có được biên bản với đầy đủ nội dung.
- Khi đã xác định được vai trò của mình thì bạn cần phải làm quen với các quy tắc như cách viết, phông chữ, nội dung cần có những gì … Bạn có thể sử dụng các văn bản, văn kiện đã có sẵn để có thêm những thông tin hữu ích cho bản thân.
b. Chuẩn bị trước các mẫu biên bản
Việc chuẩn bị này giúp bạn dễ dàng hợp trong việc ghi chép cũng như tạo nên một biên bản đúng với những quy định và yêu cầu của chủ tọa. Thông thường thì thông tin các biên bản khá giống nhau nhưng bạn vẫn nên để những khoảng trống để ghi chép lại các nội dung sau:
- Tên cơ quan nơi bạn làm việc và nơi diễn ra cuộc họp, ngày giờ diễn ra cuộc họp để xác thực thông tin cho sau này.
- Tên của cuộc họp: cuộc họp giải quyết vấn đề, cuộc họp triệu tập, cuộc họp định ký …
- Danh sách các thành viên có và vắng mặt. Đây là nội dung không thể thiếu trong mỗi biên bản cuộc họp vì nó giúp xác định số đại biểu tham gia đồng thời nhằm phục vụ cho việc biểu quyết các vấn đề.
- Vị trí ký tên chủ tọa và thư ký. Đây là hai chữ ký luôn phải có trong bất kỳ mẫu biên bản cuộc họp nào để xác thực nội dung và cũng là tuân theo quy định của cơ quan nơi bạn làm việc.
c. Mang theo sổ hoặc máy tính xách tay để có thể ghi chép nội dung cuộc họp
Bên cạnh đó bạn cũng nên chú ý các điều sau:
- Hãy mang theo những biên bản cuộc họp trước mà bạn chưa được phê duyệt
- Sử dụng các cách thức ghi chú mà bạn cảm thấy nó quen và thuận tiện nhất. Nếu bạn mang sổ ghi thì hãy dành riêng một cuốn sổ chỉ dùng với mục đích ghi chép cuộc họp để tránh lẫn lộn và phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin các cuộc họp trước nếu cần thiết.
- Bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như máy ghi âm tuy nhiên hãy đảm bảo rằng bạn đã thông báo việc sử dụng ghi âm với mọi người và đã được chấp thuận của tất cả.
- Luôn học hỏi và trau dồi khả năng chắt lọc thông tin và tốc độ ghi chép (tốc ký) để có thể ghi chép được những nội dung quan trọng của cuộc họp và từng ý kiến của mọi người.
- Không chỉ là sổ ghi chép hay đánh máy mà cũng có rất nhiều cuộc họp được yêu cầu ghi chép công khai. Với trường hợp này bạn có thể sử dụng máy chiếu hắt hoặc giá vẽ chữ A tuy nhiên hãy đảm bảo rằng bạn có thể ghi chép lại sao khi cuộc họp kết thúc.
2. Ghi chép trong cuộc họp
Trước khi cuộc họp bắt đầu bạn cần phát tờ danh sách những người tham gia. Việc này giúp bạn thu thập được những thông tin cần thiết của đại biểu tham gia đồng thời để tổng hợp số người có và vắng mặt. Bạn cũng có thể yêu cầu chữ ký của những người có mặt sau khi ghi xong văn bản nếu như có quy định.
Cố gắng điền càng nhiều nội dung vào mẫu biên bản mà bạn mang theo càng nhiều càng tốt và ghi theo thứ tự đã sắp sẵn để tránh bỏ sót thông tin. Điều này giúp bạn có được đầy đủ nội dung để hoàn thiện biên bản chính nên bạn cũng không cần lo lắng và sợ rằng nó rườm rà vì chúng chỉ là bản nháp.
Sau khi cuộc họp diễn ra bạn cần ghi chép lại những nội dung đã ghi theo đúng như quy định và chắt lọc những nội dung thật cần thiết mới ghi vào biên bản. Tuy nhiên đây cũng chỉ là lần ghi lại đầu tiên nên bạn cũng không cần nhất thiết phải hoàn thiện 100%. Những nội dung cần có là:
- Đầu biên bản cần có thuật ngữ là “tôi chuyển sang nội dung được thông qua chương trình làm việc cho buổi họp này”
- Tên của người làm thực hiện chuyển nội dung
- Kết quả bỏ phiếu nếu cuộc họp có yêu cần đưa ra biểu quyết về một vấn đề nào đó, nêu rõ việc bỏ phiếu có thành công hay không và nếu thành công thì kết quả như thế nào.
3. Hoàn tất biên bản
Những lưu ý khi hoàn thiện biên bản cuộc họp mà bạn nên quan tâm đó là:
Bắt đầu việc này càng sớm càng tốt và thường thì mọi người sẽ là ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Việc này có lợi ích rất lớn khi bạn có thể nhớ được những diễn biến của cuộc họp khi bạn không thể ghi chép kịp trong cuộc họp. Bên cạnh đó hoàn thành nhanh nhất có thể vì những biên bản cuộc họp được sử dụng để đưa ra quyết định nhằm hoàn thành công việc và giải quyết các vấn đề.
Dù trước đó bạn sử dụng cách thức nào để ghi chép nội dung cuộc họp thì bạn vẫn nên đánh máy lại. Việc ghi chép lại thành văn bản trên máy tính giúp bạn có thể dễ dàng gửi cho mọi người đồng thời có thể lưu trữ và tra cứu nhanh hơn khi cần thiết.
4. Chỉnh sửa văn bản theo đúng quy định và đạt chuẩn nhất có thể
- Đúng chính tả, ngữ pháp cũng như kích thước văn bản chuẩn được quy định ở từng cơ quan hoặc quy định chung mà mọi người đều dùng.
- Sử dụng một thì duy nhất xuyên suốt cho toàn bộ văn bản tránh sử dụng quá nhiều thì cả hiện tại, quá khứ, tương lai vì nó gây cảm giác khó chịu và khó hiểu cho người đọc.
- Biên bản cuộc họp phải mang tính tức thời, chính xác, khách quan vậy nên hãy giữ vị trí độc lập và viết, không được sử dụng cảm nhận cá nhân đưa vào văn bản.
- Sử dụng từ ngữ đơn giản, viết ngắn gọn xúc tích, đơn giản nhưng phải đầy đủ nội dung quan trọng nhất. Nếu bạn sử dụng các ký tự hoặc thuật ngữ thì hãy có phần chú thích cho mọi người nhé.
- Một việc tưởng đơn giản nhưng vô cùng quan trọng là bạn không được phép quên đánh số trang nhé. Điều này giúp bạn và người đọc dễ dàng theo dõi hơn.
Bạn còn nhớ việc chúng ta đã phát cho mỗi người tham gia cuộc họp những mẫu giấy để ghi thông tin chứ. Bây giờ thì dựa vào những thông tin mọi người ghi bạn có thể chuyển cho mọi người tham gia mỗi người một bản.
Cũng như bao biên bản khác thì bạn cần có sự phê duyệt của chủ tọa sau khi hoàn thành biên bản họp.
- Nếu biên bản được phê duyệt luôn thì hãy hiệu chỉnh lại văn bản và ghi đã được hiệu chỉnh vào cuối.
- Nếu biên bản của bạn cần phải điều chỉnh lại thì hãy bổ sung thêm những thông tin cần thiết theo yêu cầu và cũng cần ghi rõ là có được phê duyệt hay không.
IV. Yêu cầu về trình bày trong mẫu biên bản cuộc họp
Để có được biên bản cuộc họp đúng yêu cầu bạn cần đáp ứng được những yêu cần sau đây:
- Số liệu, sự kiện, thời gian, địa điểm, nội dung cần có sự chính xác tuyệt đối và mang tính khách quan nhất.
- Nội dung của cuộc họp cần có trọng và trọng điểm từ đó diễn giải. Bạn có thể dựa vào tên và mục đích của cuộc họp để xác định nội dung chính và quan trọng nhất là gì.
- Thủ tục chặt chẽ, sử dụng thông tin và số liệu có độ tin cậy cao hoặc tốt nhất là sử dụng những thông tin đã được kiểm chứng. Tuy nhiên để đơn giản thì bạn chỉ cần thu thập thông tin mà tất cả mọi người tham gia cùng nghe, sửa và ký xác nhận. Việc ký xác nhận này phải là tự nguyện của các cá nhân tham gia thì mới được chấp nhận.
V. Một số điều cần quan trọng khi lập mẫu biên bản cuộc họp
- Không nên ghi chép quá nhiều thông tin hay các ý trong mẫu biên bản cuộc họp. Hãy lọc những điểm quan trọng và ghi vào biên bản, cố gắng ghi ngắn gọn và xúc tích. Xác định thông tin trọng tâm và diễn đạt xoay quanh trọng tâm này tránh miên man, dài dòng.
- Không cho thêm các cảm xúc, cảm nghĩ cá nhân vào biên bản cuộc họp, luôn để những nội dung khách quan nhất có thể.
- Nếu có nội dung trao đổi bí mật hãy ghi chép và lưu trữ riêng như phần họp độc quyền với các luật sư và khách hàng.
- Khi diễn ra cuộc họp bạn nên có vị trí ngồi gần chủ tọa để có thể dễ dàng thực hiện các yêu cần mà chủ tọa đưa ra và không cần nhất thiết phải lên tiếng. Việc này giúp bạn hoàn thành công việc ghi chép thuận hợi và cuộc họp cũng trở nên nghiêm túc hơn.
- Bạn có thể ngắt lời và yêu cầu mọi người nhắc lại hoặc làm rõ những nội dung và bạn không biết để có thể ghi lại được những nội dung một cách chính xác nhất.
- Sau khi hoàn thành biện bản bạn nên lưu giữ chúng ở nơi an toàn vì đây là giấy tờ quan trọng mà chỉ lưu hành trong nội bộ công ty và không phải ai cũng có quyền hành sử dụng nó.
- Luôn cố gắng trau dồi kiến thức và nghiệp vụ thư ký để có thể phục vụ cho việc thuận tiện cho việc hoàn thành công việc.
Vậy là những gì mà tôi muốn mang đến cho bạn trong mẫu biên bản cuộc họp đã được tôi tổng hợp trong bài viết bên trên. Đây là bài viết tổng hợp những điểm cơ bản nhất, những lưu ý và cách tạo lập những biên bản cuộc họp mà bạn có thể tham khảo. Tuy nhiên những mẫu biên bản mà tôi mang đến chỉ mang tính chất tham khảo vì với văn hóa làm việc thì cũng có những yêu cầu riêng mà bạn cần phải thực hiện. Mong rằng sau khi đọc xong bài viết các bạn đã có được những hiểu biết hữu ích cho mình để công việc được thuận lợi hơn. Chúc các bạn thành công!