Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, thì các hãng công nghệ nổi tiếng đã cho ra đời rất nhiều ứng dụng thông minh nhằm phục vụ mọi nhu cầu sử dụng của khách hàng. Và trong số đó có ứng dụng google biểu mẫu do google phát triển đã ngày càng đáp ứng được những nhu cầu sử dụng ngày càng tăng của con người. Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp đến các bạn những thông tin quan trọng liên quan đến cách sử dụng google biểu mẫu sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.
I. Google biểu mẫu là gì?
Google biểu mẫu hay còn được gọi là google form là một trong những công cụ thông minh được google phát triển và điều hành. Chức năng của ứng dụng thông minh google biểu mẫu này là giúp người sử dụng có thể dễ dàng lưu trữ các thông tin và dữ liệu được thu thập từ các cuộc điều tra khảo sát, và nghiên cứu các số liệu thống kê. Bằng cách sử dụng ứng dụng thông minh này thì bạn sẽ không cần phải tạo dựng riêng một hệ thống lưu trữ dữ liệu vừa gây tốn kém công sức vừa lãng phí thời gian, tiền bạc. Mọi thao tác và những công việc cần thiết trong việc lưu trữ thông tin đều có thể thực hiện vô cùng đơn giản trên ứng dụng google biểu mẫu này.
II. Tiện ích và tính năng của google biểu mẫu
Google biểu mẫu được sử dụng ngày càng rộng rãi và phổ biến hiện nay. Với nhiều tính năng và tiện ích vô cùng quan trọng mà nó ngày càng trở thành ứng dụng được nhiều người truy cập nhất hiện nay.
1. Những tính năng quan trọng
Những tính năng của google biểu mẫu:
- Có bộ nhớ lên đến 15GB, giúp bạn có thể lưu trữ được nhiều tài liệu hơn.
- Được bảo mật vô cùng an toàn, google biểu mẫu được mã hóa bằng SSL cùng với các giao thức bảo mật được thực hiện trên gmail, chính vì vậy mà các tài liệu của bạn vẫn được đảm bảo an toàn ngay cả khi bị mất các thiết bị điện tử.
- Bạn có thể truy cập google biểu mẫu vào mọi thời điểm và mọi vị trí bằng các thiết bị điện tử có truy cập internet.
- Các thao tác dễ dàng thực hiện, chỉ cần một vài thao tác đơn giản thì bạn có thể chia sẻ tài liệu với mọi người, tải tài liệu xuống, và chia sẻ bất kỳ tệp nào mà bạn muốn.
2. Các tiện ích
Các tiện ích vô cùng quan trọng của google biểu mẫu:
- Google biểu mẫu có khả năng lưu cả các tệp đính kèm trong gmail giúp bạn có thể lưu trữ nhiều tài liệu hơn.
- Có khả năng tìm kiếm vô cùng nhanh chóng, google biểu mẫu có khả năng nhận dạng tất cả đối tượng được tìm kiếm trên google ở trong những hình ảnh và văn bản có chứa những từ khóa mà bạn cần tìm kiếm.
- Google biểu mẫu được thiết kế thêm các ứng dụng tài liệu, trang tính và trang bình bày có những chức năng tương tự như các ứng dụng Word, Excel, Powerpoint giúp bạn có thể dễ dàng tạo, chia sẻ và hợp tác cùng với những người khác để thực hiện công việc trình bày, định dạng tài liệu, trang tính, trang trình bày một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
III. Hướng dẫn cách tạo google biểu mẫu đẹp
1. Chuẩn bị
Công việc duy nhất trong phần chuẩn bị là tạo một tài khoản gmail google để thực hiện các bước tiếp theo.
2. Thực hiện tạo google biểu mẫu (google form)
Dưới đây là những bước cơ bản để tạo google biểu mẫu
Bước 1: Truy cập Google Docs
Bước 2: Nhấp vào biểu tượng hình vuông ở bên góc phải của giao diện trên màn hình máy tính của bạn.
Nhấp vào biểu tượng hình vuông
Bước 3: Nhấn chọn biểu tượng Drive như hướng dẫn hình ảnh ở trên.
Bước 4: Tại biểu tượng Drive thì bạn nhấn tạo mục mới.
Lựa chọn drive
Bước 5: Chọn mục Ứng dụng khác.
Bước 6: Sau đó lựa chọn mục google biểu mẫu như hình hướng dẫn dưới đây.
Chọn mục google biểu mẫu
Bước 7: Ở cửa sổ giao diện google biểu mẫu vừa tạo thì bạn sẽ tạo tên tiêu đề và mô tả cho biểu mẫu này.
IV. Cách sử dụng google biểu mẫu
Dưới đây là những hướng dẫn cách sử dụng google biểu mẫu đơn giản và dễ thực hiện nhất, giúp bạn dễ dàng áp dụng vào công việc đem đến những thuận lợi và hiệu suất làm việc cao hơn.
1. Cách tạo câu hỏi mới với biểu mẫu trên google
Để tạo câu hỏi mới với biểu mẫu trên google , thì đầu tiên bạn sẽ nhấp vào dấu công “+” đầu tiên ở vị trí thanh công cụ. Ở trong phần nội dung câu hỏi mới thì bạn cần phải tạo nội dung câu hỏi và lựa chọn loại đáp án mà bạn mong muốn những người dùng khác sẽ trả lời.
Với thứ tự hiển thị của các câu hỏi thì bạn chỉ cần thực hiện thao tác kéo và di chuyển các câu hỏi về vị thứ tự mà bạn mong muốn. Bên cạnh đó, ở phía bên góc dưới của phần tạo câu hỏi trong google forms này thì các bạn vẫn có những lựa chọn khác như sao chép một câu hỏi mới tương tự, xóa câu hỏi, trạng thái bắt buộc của câu hỏi,…
2. Thêm tiêu đề mới cho biểu mẫu
Trong cách sử dụng google biểu mẫu cũng có hướng dẫn thực hiện việc thêm tiêu đề mới cho biểu mẫu, để thực hiện thì bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng chữ “Tt” trên thanh công cụ. Khi đó mục thêm tiêu đề mới cho biểu mẫu sẽ xuất hiện trên biểu mẫu mà các bạn đang sử dụng, tiếp theo bạn chỉ cần nhập vào đó và gõ tên tiêu đề mà bạn muốn thêm.
3. Chèn hình ảnh vào biểu mẫu
Để thực hiện thao tác chèn hình ảnh vào trong google biểu mẫu thì bạn chỉ cần thực hiện nhấp vào nút lệnh ảnh ở trên thanh công cụ bên phải màn hình giao diện. Lúc này bạn có thể tùy thích tải hình ảnh từ máy tính lên trên google biểu mẫu mà bạn đang thao tác hoặc cũng có thể chèn những hình ảnh chụp trực tiếp và chèn hình ảnh vào biểu mẫu mà bạn mong muốn.
4. Cách chèn video vào google form
Để thực hiện thao tác chèn video vào google form thì bạn cũng chỉ cần thực hiện rất đơn giản là nhấp vào biểu tượng video trên thành công cụ của giao diện biểu mẫu. Với thao tác này thì bạn có thể tải video từ youtube trực tiếp lên biểu mẫu một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất.
5. Tách biểu mẫu
Nếu như bạn có nhu cầu muốn tách biểu mẫu của mình ra nhiều phần riêng biệt khác nhau để dễ dàng phân biệt và sử dụng, thì bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng cuối cùng trên thanh công cụ của giao diện của google biểu mẫu để tách biểu mẫu ra nhiều phần khác nhau.
V. Các cài đặt nâng cao của biểu mẫu
Nếu công việc của bạn đòi hỏi việc sử dụng google biểu mẫu bắt buộc cần phải có nhiều chức năng và tính năng hơn thì bạn cần phải tạo google form nâng cao để có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng của bản thân.
Để có thể thực hiện các cài đặt nâng cao cho biểu mẫu thì bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng cài đặt ở phía góc phải thanh công cụ để xuất hiện menu và các lựa chọn cài đặt nâng cao khác. Tiếp theo thì bạn có thể nhấp vào các cài đặt nâng cao mà bạn muốn.
VI. Một số vấn đề khác của google biểu mẫu
Ở phần nội dung trên chúng tôi đã cung cấp đến các bạn những thông tin liên quan đến những cách sử dụng google biểu mẫu cơ bản, còn trong phần nội dung dưới đây chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những cách dùng google form nâng cao hơn, nhằm đáp ứng được mọi nhu cầu của người sử dụng hiện nay.
1. Chọn tone màu nền cho biểu mẫu
Nếu bạn cảm thấy quá nhàm chán đối với những tone màu nền biểu mẫu quen thuộc thì có thể thực hiện các bước như sau để thay đổi tone màu nền cho google biểu mẫu. Đầu tiên bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng bảng màu như hướng dẫn của hình minh họa dưới đây và lựa chọn một màu sắc đúng với sở thích của bản thân cho biểu mẫu mà bạn đang thao tác. Ngoài ra thì bạn cũng có thể tải hình ảnh từ máy tính của bạn lên làm hình nền của biểu mẫu của bạn.
Thay đổi tone màu nền cho google biểu mẫu của bạn
2. Các lựa chọn khác
Tùy vào mục đích sử dụng của mỗi người mà các bạn có thể nhấp vào biểu tượng dấu 3 chấm ở góc phải thanh công cụ để thực hiện các thao tác như tạo bản sao, in , thêm cộng tác viên, tiện ích bổ sung, trình chỉnh sửa tập lệnh …Nhấn vào biểu tượng dấu 3 chấm để thực hiện các thao tác khác
3. Gửi biểu mẫu
Khi bạn đã hoàn thành các nội dung cho biểu mẫu của mình và bạn muốn gửi bản google form này cho bất kỳ một ai đó thì bạn chỉ cần nhấp vào nút lệnh gửi, sau đó nhập đầy đủ các thông tin như chủ đề gửi, email của người nhận,…
4. Xem trước biểu mẫu
Khi đã hoàn thành một nội dung google biểu mẫu nào đó và bạn muốn xem trước biểu mẫu xem có bất cứ sai sót nào cần chỉnh sửa hay không thì có thể thực hiện các thao tác sau:
Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến những cách sử dụng google form cơ bản và nâng cao, được sử dụng khá nhiều hiện nay. Hy vọng sau khi đọc hướng dẫn về cách sử dụng trên của chúng tôi thì các bạn có thể thực hiện và làm việc với google form một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất.
VI. Cách sử dụng google form cho quản lý
Google form cũng là một ứng dụng được sử dụng rất nhiều trong các lĩnh vực quản lý hiện nay. Dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp đến các bạn những cách sử dụng google form cho quản lý một cách chi tiết và đơn giản nhất, giúp các bạn có thể tham khảo để giúp cho công việc quản lý của mình trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Đăng nhập google Docs
Đầu tiên để có thể đăng nhập được google docs thì bạn cần phải có một tài khoản gmail, sau đó bạn cần truy cập vào đường link www.docs.google.com rồi đăng nhập vào tài khoản Google Docs của mình.
Thực hiện bước đăng nhập xong thì màn hình của bạn sẽ hiện ra giao diện như sau:
Tạo một Google form mới
Bạn cần chọn nút lệnh Create New -> Form để có thể tạo một hình minh họa mới như hình bên dưới đây:
Giao diện mới sẽ xuất hiện sau đây
Thiết kế giao diện đăng ký
Thiết kế phần tiêu đề và thông tin sự kiện: Đầu tiên bạn cần điền tên của form đăng ký vào mục “Untitled Form” và cần phải cung cấp thêm một số thông tin cho những người dùng về chương trình mà họ đang muốn đăng ký vào phần textbox “You can include any text or info that will help people fill this out”, các bạn có thể xem ví dụ bên dưới đây:
Thiết kế các thông tin yêu cầu người dùng cung cấp
Help text: có thể nêu ra một vài ví dụ minh họa để người dùng có thể tham khảo cách thực hiện.
Question tilted: nơi mà bạn cần nhập các thông tin mà người dùng cung cấp như họ tên, địa chỉ, email, số điện thoại …
Question type: kiểu mà bạn muốn người dùng dùng để trả lời, có thể là list, text, lựa chọn,…dựa vào yêu cầu của bạn sao cho phù hợp.
Text: gần giống như textbox mà bạn có thể điền những chuỗi nội dung ngắn hay dài tùy thích.
Checkboxes: gần giống với multic choice nhưng có thể giúp người dùng có thể lựa chọn nhiều mục cùng một lúc đơn giản và dễ dàng hơn.
Giao diện của Multic choice
Choose from a list: nút lệnh có thể giúp người dùng sử dụng một mục từ một list được người thiết kế cài đặt
Scale là thanh chia mức độ. Ví dụ như sau khi kết thúc một buổi thuyết trình và bạn muốn tìm hiểu mức độ hiểu của người xem về nội dung mà bạn vừa mới thuyết trình thì bạn có thể sử dụng độ dài của thước chia là từ 1-10 để tham khảo và khảo sát về mức độ hiểu biết của người nghe.
Đến bước này thì bạn có thể yêu cầu người sử dụng phải điền đầy đủ những thông tin như họ tên, số điện thoại, địa chỉ, MSSV,…Và nếu trong trường hợp người sử dụng bỏ quên thao tác này thì Form sẽ gửi yêu cầu cho người sử dụng điền đầy đủ thông tin. Để thực hiện được yêu cầu này thì bạn cần phải điền vào Make this a required question thì lúc này thuộc tính sẽ xuất hiện dấu “*” màu đỏ để nhắc nhở người dùng không được bỏ qua thao tác này.
Lệnh yêu cầu người sử dụng phải điền thông tin đầy đủ
Cuối cùng thì bạn chỉ cần nhấn lệnh Done để kết thúc một thuộc tính.
Thêm một thuộc tính mới
Bạn cần phải vào Add item và lựa chọn những thuộc tính mà bạn muốn sử dụng, ví dụ như text, paragraph text,…
Chỉnh sửa những thông tin yêu cầu
Nếu bạn muốn chỉnh sửa thông tin, nhân bản hay xóa các thuộc tính không sử dụng đến thì có thể thực hiện ở 3 icon góc bên phải của mỗi thuộc tính.
Thay mới Theme cho Form của bạn
Chọn lệnh Theme plain sau đó lựa chọn một theme hợp với sở thích của bạn.
Sau khi thực hiện tất cả những bước trên thì bạn đã hoàn thành những bước thiết kế form và có thể copy link ở góc dưới của form và đăng tải cho người dùng đăng ký.
Quản lý form – xuất danh sách
Sau bước tắt trình duyệt và thực hiện đăng nhập lại vào Google Docs thì bạn sẽ nhìn thấy tiêu đề của form mà bạn vừa mới tạo xuất hiện ở trên cùng. Bạn sẽ thực hiện các bước để chọn form đó và một giao diện như excel sẽ xuất hiện để bạn có thể theo dõi những thông tin về những người đã đăng ký ứng dụng form của bạn.
Nếu bạn muốn chỉnh sửa form thì có thể thực hiện các bước sau
Chọn lệnh Form -> Edit form hoặc bạn có thể di chuyển đến link của form mà người dùng đã đăng ký form -> go to live form. Còn nếu trong trường hợp bạn không muốn đăng ký vì đã hết thời hạn đăng ký thì bạn có thể chọn lệnh form -> delete form.
Nếu bạn muốn chia sẻ quyền quản lý cho người khác thì thực hiện lệnh share -> sharing setting.
Khi cửa sổ sharing setting hiện ra thì bạn cần điền email của người mà bạn muốn chia sẻ quyền quản lý form, sau đó thì nhấn lệnh share.
Bước cuối cùng thì bạn chỉ cần download file đăng ký về bằng cách thực hiện lệnh File -> Download as -> excel. Ngoài ra bạn cũng có thể download bằng PDF, HTML,…
Như vậy, trong bài viết trên chúng tôi đã cung cấp đến các bạn những thông tin vô cùng bổ ích liên quan đến google biểu mẫu, cách sử dụng hiệu quả và phù hợp nhất. Hy vọng sau khi tham khảo bài viết trên các bạn sẽ có thêm nhiều hiểu biết và kinh nghiệm về việc sử dụng ứng dụng google biểu mẫu mang lại hiệu quả làm việc cao và khoa học hơn.