Đánh số trang là việc cần thiết khi soạn thảo văn bản. Không chỉ đối với các văn bản thư từ hay quan trọng. Việc đánh số trang vừa thể hiện sự chuyên nghiệp chỉn chu, mà nó còn làm cho việc tìm kiểm văn bản, sửa đổi khi cần thiết được dễ dàng hơn. Tuy nhiên, cách đánh số trang thì không phải ai cũng biết. Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đọc cách đánh số trang dễ dàng và nhanh chóng nhất.
Đánh số trang sẽ có nhiều cách khác nhau. Phụ thuộc vào nhu cầu và mục đích của từng người. Có thể đánh trang từ bìa, đánh bỏ qua bìa. Hoặc là đánh số trang từ bất kỳ trang nào.
I. Cách đánh số trang nhanh nhất
1. Đánh số trang bỏ qua trang bìa
Để có thể đánh số trang bỏ qua bìa, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây. Cách thực hiện hết sức đơn giản
Bước 1: Đầu tiên, bạn vào hộp thoại Page Number để lựa chọn vị trí mà mình muốn đánh số trang.
Có thể là giữa trang bên dưới, góc phải bên dưới, góc trái bên dưới… Mỗi người sẽ lựa chọn vị trí đánh số trang phù hợp.
Bước 2: Tiếp theo thì thẻ Header & Footer sẽ hiện lên.
Lúc này, bạn hãy tick chọn vào ô Different First Page.
Đây chính là cách chọn để không đánh số trang bìa.
2. Đánh số trang từ trang bất kỳ
Có nhiều người không có nhu cầu đánh số trang từ đầu, họ muốn đánh số trang ở một vị trí bất kỳ nào đó. Vậy, phải làm thế nào.
Dưới đây, chúng tôi lấy một ví dụ cụ thể để bạn đọc có thể hình dung rõ. Ví dụ như đánh số trang từ trang 6
Các bước thực hiện thao tác khá đơn giản. Thực hiện như sau:
- Đầu tiên, đưa con trỏ chuột về vị trí trang muốn bắt đầu đánh.
- Tiếp đó, bạn vào thẻ Layout chọn Breaks và bấm Next Page
Tiếp theo Bước 2: Section sau khi được tạo sẽ trông như sau:
Ở Bước 3: Tại thẻ Insert, tiến hành đặt Page Number. Khi đó tất cả các trang đều sẽ được đánh số
Bước 4: Bỏ chọn Link to previous
Xóa toàn bộ số trang từ trang 1 tới trang 5 (chọn số cuối và xóa đi)
Kết quả là ta có văn bản được đánh dấu bắt đầu từ trang số 6.
3. Thay đổi số trang bất kỳ
Trong trường hợp trên, nếu muốn trang số 6 được đánh số từ số 1, ta phải làm như nào?
Bước 1: Để tiến hành thay đổi số bắt đầu, tại Page Number chọn Format Page Number…
Bước 2: Tại hộp thoại Format Page Numbers, chọn số muốn bắt đầu và điền vào mục Start at. Chẳng hạn nếu bạn muốn đánh dấu trang số 6 là số 1, điền 1 vào vùng trống.
II. Hướng dẫn các thao tác cơ bản khác trong word
Bên cạnh cách đánh số trang thì trong word cũng có nhiều thao tác khá phổ biến và hữu ích. Tuy nhiên, nhiều người lại không biết cách thực hiện.
Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn một số cách thực hiện những thao tác phổ biến nhất trong word.
1. Cách tạo bảng chỉ dẫn mục lục trong word
1.1 Tạo bảng chỉ dẫn mục lục thủ công
Tạo mục lục thủ công cũng là một cách làm mà khá nhiều người sử dụng. Bởi nó khá đơn giản và khi cập nhật cũng dễ dàng.
Sau khi soạn toàn bộ văn bản, ta thêm một trang mục lục vào đầu hoặc cuối văn bản. Tiếp đó, ta tìm các tiêu đề ở trang nào (bằng cách đánh số trang với chức năng Header and Footer). Cuối cùng tiến hành đặt Tab để tạo mục lục văn bản.
Nhưng khi ta thêm văn bản, chèn các mục mới, hoặc xóa bớt đi, ta sẽ phải thực hiện việc đánh chỉ mục lại từ đầu hoàn toàn thủ công.
Bởi vậy, Word đem đến cho ta chức năng Table of Contents để định bảng chỉ dẫn mục lục một cách tự động.
1.2 Sử dụng chức năng table of contents để tạo bảng chỉ dẫn mục lục tự động
Để sử dụng chức năng này, ta vào thẻ References, chọn Table of Contents. Trong danh sách lựa chọn xổ xuống, chọn loại bảng theo ý muốn. Hãy để ý mục preview cho thấy mục lục của ta sẽ được sắp xếp như thế nào: Heading 1 -> Heading 2 -> Heading 3…
Để tạo tiêu đề, ta vào thẻ Home. Trong nhóm Styles, chọn Heading 1 cho tiêu đề. Các cấp độ tiếp theo tương ứng Heading 2, Heading 3…
Sau khi kết thúc việc định tiêu đề, ta đưa con trỏ chuột vào bảng mục lục và chọn Update Table. Kết quả sẽ được cập nhật tự động, bao gồm việc đánh số trang.
Bạn có thể chỉnh sửa tùy ý trong bảng mục lục như: Thay đổi nền viền chữ, thay đổi màu chữ, kích cỡ chữ, thay đổi nội dung.
Sau đó, khi update lại bảng, để giữ những thay đổi ngoại trừ số trang (trong trường hợp bạn thêm/bớt văn bản), hãy chọn Update Page Numbers Only
Vậy là ta đã có một bảng chỉ dẫn mục lục tự động rồi. Thật đơn giản phải không nào?
Để thực hiện thao tác trên ta làm như sau:
Click đúp vào đầu hoặc cuối trang giấy để mở thẻ Header & Footer, hoặc chọn thẻ Insert > Header hoặc Footer > Edit Header/Edit Footer.
Tại thẻ Header & Footer, chọn Differrent Odd & Even Pages.
Tại 1 trang lẻ, tạo Header riêng bằng cách chọn đối tượng. Ví dụ: chọn Page Number.
Tiến hành tương tự với trang chẵn. Sau đó chọn Close Header and Footer để hoàn tất thay đổi.
Vậy là ta đã tạo header footer khác nhau cho các trang lẻ chẵn.
Hy vọng, với những chia sẻ vừa rồi của chúng tôi, bạn đọc đã hiểu rõ hơn về cách đánh số trang. Đồng thời hiểu được một vài thao tác cơ bản hay sử dụng trong word.