Phiếu chi là một loại chứng từ được sử dụng phổ biến trong các công ty, doanh nghiệp giúp kiểm soát các khoản chi tiêu. Là một người kế toán, bạn cần phải biết cách lập phiếu chi sao cho đúng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những mẫu phiếu chi mới nhất và những vấn đề liên quan đến việc lập phiếu chi.
I. 7 Mẫu phiếu chi mới nhất 2019 được sử dụng nhiều nhất
Sau đây, chúng tôi xin gửi đến bạn đọc một số mẫu phiếu chi mới nhất để tham khảo:
1. Mẫu phiếu chi theo thông tư 200
Đây là mẫu phiếu thu số 02 – TT được ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của bộ Tài chính.
Mẫu phiếu chi theo thông tư 200
Download mẫu phiếu chi theo thông tư 200
2. Mẫu phiếu chi theo thông tư 107
Phiếu chi được ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 10/10/2017
Mẫu phiếu chi theo thông tư 107
Download mẫu phiếu chi theo thông tư 107
3. Mẫu phiếu chi theo quyết định 48
Đây là mẫu phiếu thu được ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐBTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Mẫu phiếu chi theo quyết định 48
Download mẫu phiếu chi theo quyết định 48
4. Mẫu phiếu chi theo thông tư 132
Mẫu phiếu chi theo thông tư 132
Download mẫu phiếu chi theo thông tư 132
5. Mẫu phiếu chi theo thông tư 133
Phiếu chi ban hành kèm theo thông tư 133/2016/TT – BTC
Phiếu chi ban hành kèm theo thông tư 133
Download mẫu phiếu chi theo thông tư 133
6. Mẫu phiếu chi lương
Mẫu phiếu lương nhân viên
7. Mẫu phiếu chi theo thông tư 77
Mẫu phiếu chi được ban hành theo thông tư số 77/2017/TT-BTC ngày 28/7/2017 của bộ Tài chính.
Mẫu phiếu chi theo thông tư 77
Download mẫu phiếu chi theo thông tư 77
II. Mẫu phiếu chi là gì?
Mẫu phiếu chi là loại văn bản quen thuộc với những người làm nghề kế toán. Vậy mẫu phiếu thu là gì và có mục đích như thế nào?
1. Mẫu phiếu chi là gì?
Phiếu chi là loại chứng từ mà những kế toán viên đều rất quen thuộc, nó được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, công ty hay doanh nghiệp. Phiếu chi giúp doanh nghiệp kiểm soát, quản lý và nắm rõ những hoạt động chi tiêu của doanh nghiệp đó, liên quan trực tiếp đến những phát sinh chi tiêu tiền mặt. Phiếu chi sẽ được lập bởi những nhân viên kế toán trong công ty, doanh nghiệp.
2. Mục đích
Phiếu chi được sử dụng rất nhiều trong các công ty, doanh nghiệp bởi nó có vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp, công ty theo dõi và nắm rõ được nguồn tiền của công ty đã được chi vào những việc gì. Nguồn tiền của công ty có thể được chi vào các danh mục như tiền lương, tiền thưởng, tiền hỗ trợ cho nhân viên, tiền phí các dịch vụ hay tiền chi để nhập hàng hoá, vật dụng, công cụ… Tất cả những phát sinh chi tiêu liên quan đến tiền mặt đều phải được lập phiếu chi rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch, tránh thất thoát và dễ dàng trong việc kiểm soát tài chính, tính toán tiền quỹ. Điều này nhằm đảm bảo lợi ích của công ty, doanh nghiệp.
Thông qua những phiếu chi, ngoài khả năng kiểm soát nguồn thu chi, các doanh nghiệp cũng dễ dàng đưa ra những định hướng, điều chỉnh nếu việc chi tiêu trong công ty, doanh nghiệp vượt quá mức. Những phiếu chi sẽ phản ánh rõ ràng, chính xác và minh bạch nhất những nguồn chi tiêu thông qua những con số được kiểm kê chặt chẽ. Nhờ có phiếu chi, các công ty, doanh nghiệp sẽ đảm bảo duy trì được mức chi tiêu hợp lý, không làm hao hụt quá nhiều đến ngân sách của công ty. Những chi phí được cấp cho những danh mục không cần thiết hay quá mức sẽ được cân nhắc để cắt giảm. Hoặc những danh mục nào còn thiếu sót hay hạn hẹp sẽ được xem xét để bổ sung nhằm đảm bảo lợi ích cho cả nhân viên và công ty, doanh nghiệp.
Không những thế, nếu doanh nghiệp, công ty nhận thấy có sự thất thoát lớn trong ngân sách, những phiếu chi sẽ là chứng cứ xác thực về mặt pháp lý, là căn cứ để xem xét các nhân viên kế toán tài chính có sai sót hay có hành vi biển thủ công quỹ hay không. Điều này sẽ giúp công ty, doanh nghiệp tránh được những gian lận trong việc lập phiếu chi, đảm bảo quyền lợi của công ty, doanh nghiệp một cách hợp pháp.
3. Khi nào cần lập phiếu chi
Khi nào cần lập phiếu chi có lẽ cũng là câu hỏi mà nhiều người thắc mắc. Phiếu chi sẽ cần được lập nếu có bất cứ phát sinh chi tiêu tiền mặt nào trong quá trình hoạt động của công ty, doanh nghiệp như tiền lương, tiền thưởng, tiền dịch vụ, tiền bồi thường hay tiền mua vật liệu, hàng hoá … Sau khi đã lập phiếu chi, phòng kế toán tài chính phải gửi lên cho ban lãnh đạo xem xét và phê duyệt thì lúc đó phiếu chi mới được hợp lý hoá.
III. Phương pháp ghi phiếu chi chuẩn xác nhất
Tuỳ theo mỗi loại văn bản hành chính pháp luật mà sẽ có những điểm khác biệt. Tuy nhiên, nhìn chung các mẫu văn bản hành chính thường theo một quy chuẩn nhất định. Thông thường mở đầu mỗi văn bản hành chính đều có quốc hiệu tiêu ngữ, sau đó là các phần nội dung và phần kết bao gồm chữ ký, lời cam đoan. Đối với phiếu chi, loại chứng từ này lại không có quốc hiệu tiêu ngữ. Cụ thể, phiếu chi bao gồm các nội dung:
- Góc trên bên trái: là tên đơn vị, địa chỉ đơn vị, cần được ghi rõ ràng, chính xác, đảm bảo tính minh bạch.
- Phiếu chi cũng giống như phiếu thu, sẽ được đóng thành quyển có đánh số để tiện sử dụng và theo dõi. Trên phiếu chi, người lập cần ghi rõ phiếu thuộc quyển bao nhiêu, số thứ tự của phiếu chi và ngày tháng năm lập phiếu chi. Số thứ tự của phiếu chi phải liên tục, không ngắt quãng và đảm bảo chính xác.
- Họ và tên người nhận tiền: ghi rõ ràng, chính xác
- Địa chỉ: địa chỉ của người nhận tiền.
- Dòng “Lý do chi”: ghi lý do chi tiền. Có thể là mua sản phẩm, vật liệu…
- Dòng “Số tiền”: ghi số tiền duyệt chi bằng chữ và số, có kèm theo đơn vị tiền tệ tương ứng là đồng Việt Nam hay USD…Nếu là ngoại tệ thì phải có bảng quy đổi tiền tệ tương ứng.
- Dòng “kèm theo” ghi số lượng chứng từ gốc đi kèm với phiếu chi.
- Phiếu chi sau đó sẽ được lập thành 3 liên và có đủ chữ ký của những người liên quan bao gồm: Giám đốc, kế toán trưởng, người lập phiếu, thủ quỹ và người nhận tiền. Sau khi đã ghi đầy đủ các thông tin cần có, thủ quỹ sẽ tiến hành xuất quỹ tiền chi. Sau khi nhận tiền, người nhận sẽ kiểm tra số tiền đã đủ hay chưa và ghi số tiền đã nhận bằng chữ tại dòng “đã nhận đủ số tiền”.
Trong đó:
- Liên 1: được lưu ở nơi đã viết phiếu chi
- Liên 2: được đưa cho thủ quỹ để ghi vào sổ quỹ, sau đó sẽ tiếp tục chuyển liên 2 và các loại chứng từ cho bên kế toán để lưu sổ kế toán.
- Liên 3: do người nhận tiền giữ.
Chú ý:
- Nếu số tiền chi là ngoại tệ thì phải có bảng tỷ giá đính kèm để quy ra tổng số tiền đơn vị đồng Việt Nam để ghi số và chữ cho chính xác.
- Liên phiếu chi nếu gửi ra ngoài công ty, doanh nghiệp thì phải có dấu xác nhận.
IV. Quy trình lập phiếu chi
Quy trình lập phiếu thu được tiến hành theo những bước dưới đây:
Bước 1: Bộ phận kế toán tiếp nhận đề nghị chi tiền
Người yêu cầu chi tiền sẽ gửi đơn và các chứng từ liên quan cho kế toán như: giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn, thông báo nộp tiền, hợp đồng…
Bước 2: Kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ
- Bên kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ với nhau xem có sai sót, sai lệch gì hay không để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Chứng từ phải có đầy đủ các chữ ký của bên liên quan, nội dung đảm bảo và đúng với quy định đã đề ra.
- Sau khi kiểm tra, yêu cầu chi tiền sẽ được chuyển cho kế toán trưởng xét duyệt.
Bước 3: Sau khi kiểm tra, kế toán trưởng ký quyết định xét duyệt vào đề nghị thanh toán.
Bước 4: Phê duyệt của Giám đốc/ Phó giám đốc hoặc Tổng giám đốc / Phó tổng giám đốc
Dựa vào những quy định, chế tài đã đề ra của công ty, doanh nghiệp mà ban lãnh đạo sẽ xem xét và đưa ra quyết định có phê duyệt yêu cầu chi tiền hay không. Nếu đề nghị chi không hợp lý thì yêu cầu sẽ bị từ chối hoặc có những yêu cầu bổ sung chứng từ, thông tin để làm rõ.
Bước 5: Lập phiếu chi
Sau khi được ban lãnh đạo kiểm tra các chứng từ và phê duyệt, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi.
Bước 6: Ký duyệt phiếu chi
Kế toán trưởng sẽ nhận được phiếu chi từ kế toán tiền mặt thì sẽ ký xác nhận và chuyển lên ban lãnh đạo để ký duyệt.
Bước 7: Nhận tiền mặt từ thủ quỹ
Sau khi đã có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng và giám đốc thì phiếu chi cùng các chứng từ liên quan sẽ được chuyển cho thủ quỹ kiểm tra và tiến hành xuất quỹ. Liên này sẽ do thủ quỹ giữ lại, 1 liên và chứng từ gốc liên quan sẽ được trả cho bên kế toán.
Bước 8: Kế toán nhận lại liên phiếu chi và chứng từ gốc để lưu vào sổ kế toán.
V. Những sai sót có thể mắc phải khi lập phiếu chi
Khi lập phiếu chi không thể tránh khỏi một số sai sót. Dưới đây là những sai sót có thể mắc phải khi lập phiếu chi:
- Hóa đơn thanh toán sai lệch về tên công ty, địa chỉ … Tuy sai sót này không có ảnh hưởng gì đến số thuế phải thanh toán nhưng vẫn cần phải điều chỉnh bằng biên bản điều chỉnh hoá đơn đi kèm.
- Hóa đơn bị sai số tiền, giá trị hàng hóa: phải có điều chỉnh, kê khai bổ sung và làm biên bản giải trình nếu bị nghi vấn.
- Sai mục đích sử dụng của hàng hóa, chi phí: người có trách nhiệm sẽ kiểm tra nội dung, mục đích sử dụng của hàng hoá, chi phí xem có liên quan đến những quá trình hoạt động của công ty, doanh nghiệp hay không. Nếu hàng hoá không thuộc phạm vi sử dụng phục vụ sản xuất, cần làm tờ khai điều chỉnh để giảm thuế.
- Sai hình thức thanh toán: doanh nghiệp sẽ phải thanh toán qua ngân hàng, không thanh toán tiền mặt đối với những hoá đơn trên 20 triệu đồng.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về mẫu phiếu chi mới nhất và cách lập phiếu chi. Hy vọng rằng, bài viết đã đem đến cho bạn những thông tin bổ ích và thiết thực.