Tổng hợp thông tin cần biết về mẫu phiếu thu

Không chỉ đối với những người làm trong lĩnh vực kế toán, phiếu thu còn là loại giấy tờ lưu hành phổ thông, quen thuộc với nhiều đối tượng khác. Bởi nó không chỉ được sử dụng trong các công ty, doanh nghiệp mà còn được sử dụng trong nhiều công việc thường ngày. Vậy có những mẫu phiếu thu nào và cách ghi phiếu thu làm sao cho đúng. Đừng bỏ qua bài viết dưới đây để nắm được tất tần tật thông tin về mẫu phiếu thu nhé.

Nội dung chính

I. Các loại phiếu thu thông dụng nhất

Theo các thông tư ban hành hiện nay, có 3 mẫu phiếu thu phổ biến và được sử dụng nhiều nhất là:

1. Mẫu phiếu thu được ban hành theo thông tư 200 của bộ Tài chính ngày 22/12/2014

Download phiếu thu được ban hành theo thông tư 200 của bộ Tài chính

2. Mẫu phiếu thu ban hành kèm theo thông tư 133 của bộ Tài chính ngày 26/8/2016

Downloa phiếu thu được ban hành theo thông tư số 133/2016 của bộ Tài chính

3. Mẫu phiếu thu được ban hành kèm theo quyết định số 48 của bộ Tài chính ngày 14/9/2006

Phiếu thu được ban hành kèm theo quyết định số 48 của bộ Tài chính

II. Phiếu thu là gì?

Đúng như tên gọi của nó, phiếu thu được biết đến như một loại giấy biên nhận để nhân viên thủ quỹ, kế toán dùng làm căn cứ cho việc đã thu tiền hay việc ghi các khoản thu, ghi sổ thu quỹ.

Để tiện cho việc sử dụng, phiếu thu thường được đóng thành các quyển, có ghi số thứ tự trên từng quyển, từng phiếu thu trong quyển và thường được sử dụng trong 1 năm. Thủ quỹ, kế toán ghi phiếu thu theo thứ tự và có thể xuất phiếu thu nếu cần thiết. Số phiếu thu phải được đánh số liên tục, không ngắt quãng trong một kỳ kế toán.

Phiếu thu được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan, công ty hoặc doanh nghiệp để làm căn cứ thu tiền khi có giao dịch tiền mặt hay ngoại tệ được nộp vào quỹ. Bất kể tiền Việt Nam hay ngoại tệ khi xung vào quỹ thì đều phải ghi phiếu thu để làm chứng cứ xác thực.

Dowload Mẫu phiếu thu 01- TT ban hành kèm theo thông tư 133/2016/TT-BTC

III. Mục đích, tác dụng của phiếu thu

1. Mẫu phiếu thu được sử dụng trong nhiều trường hợp

Trong trường hợp có giao dịch ngoại tệ, người thủ quỹ hay kế toán phải tiến hành kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với phiếu thu trước khi nhập vào quỹ công ty, doanh nghiệp.

Mỗi lần có giao dịch thì phải ghi phiếu thu thành 3 bản hay còn gọi là 3 liên. Trong đó, 1 liên phiếu sẽ được gửi lại cho người nộp tiền, 1 liên giữ lại trong sổ thu quỹ, liên còn lại sẽ lưu giữ ở nơi lập phiếu thu.

Người kế toán, thủ quỹ khi ghi phiếu cần phải ghi đầy đủ các thông tin trong tờ phiếu bao gồm tên đơn vị, bộ phận nộp tiền, ngày tháng năm nộp tiền lập phiếu, số quyển, số trang theo đúng nguyên tắc và đảm bảo chính xác. Điều này nhằm làm căn cứ hợp pháp trong các quá trình thu – chi hay giao dịch khi cần đối chứng hoặc làm rõ. Ngoài ra, trong một số trường hợp, phiếu thu còn được sử dụng việc thanh toán tiền cho bên cung cấp vật liệu, hàng hoá.

2. Tác dụng của phiếu thu

Phiếu thu có tác dụng chính là làm căn cứ để xác nhận số tiền đã nộp vào quỹ nên 3 mẫu trên không có quá nhiều sự khác biệt. Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng và nhu cầu, nhiệm vụ của mình mà các cơ quan, doanh nghiệp sẽ lựa chọn loại mẫu phiếu thu phù hợp nhất để đảm bảo thuận tiện trong quá trình sử dụng. Các kế toán viên hay thủ quỹ đảm nhận nhiệm vụ thu – chi trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần phải tiến hành ghi phiếu theo quy định đã ban hành.

Phiếu thu được sử dụng trong rất nhiều trường hợp khác nhau

Mẫu phiếu thu là giấy tờ thông dụng. Được ban hành bởi Bộ tài chính đảm bảo tiêu chuẩn nên bạn hoàn toàn có thể dễ dàng download mẫu phiếu thu trên mạng Internet để sử dụng. Hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp đề sử dụng phiếu thu trong các giao dịch tài chính. Bởi nó rất thông dụng và dễ sử dụng, đảm bảo tính minh bạch. Phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan như giám đốc, kế toán trưởng, người nộp tiền, người lập phiếu, thủ quỹ để đảm bảo tính trách nhiệm khi có sai sót hay vấn đề xảy ra.

IV. Nội dung trình bày của biểu mẫu phiếu thu

1. Nội dung trình bày phiếu thu gồm những gì?

rong mẫu phiếu thu, các nội dung được trình bày như sau:

Trên góc trên cùng bên trái của phiếu thu là vị trí ghi tên và địa chỉ hoặc bổn phận của đơn vị.
Mỗi phiếu thu đề phải có ghi các thông tin như số quyển, số phiếu, ngày, tháng, năm ghi phiếu.
Thông tin của người nộp tiền bao gồm họ tên và địa chỉ phải được cung cấp. Và ghi lại một cách chính xác để có căn cứ đối chiếu, liên lạc khi có vấn đề.
Lý do nộp tiền cần ghi lại ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.
Số tiền đã nộp ghi cả bằng số và bằng chữ kèm theo đơn vị tiền tệ rõ ràng.
Số lượng chứng từ gốc đã nộp cũng phải được ghi lại kèm theo phiếu thu.

Trên phiếu thu phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết

2. Lưu ý khi trình bày nội dung phiếu thu

Mỗi lần có giao dịch thì phải ghi phiếu thu thành 3 bản hay còn gọi là 3 liên. Các liên thu sẽ phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan bao gồm người nộp tiền, sau đó giám đốc, kế toán trưởng rà soát lại và ký duyệt. Cuối cùng, cán bộ phụ trách kế toán sẽ chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ, thủ quỹ cũng cần phải ký vào phiếu thu.

Sau khi kiểm tra toàn bộ số tiền đã đủ, thủ quỹ sẽ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng số và bằng chữ) vào Phiếu thu. Trong đó, 1 liên phiếu sẽ được gửi lại cho người nộp tiền. Còn 1 liên giữ lại trong sổ thu quỹ, liên còn lại sẽ lưu giữ ở nơi lập phiếu thu. Sau khi hết các giao dịch thu chi trong vòng 1 ngày. hủ quỹ sẽ phải chuyển toàn bộ phiếu thu cùng với các chứng từ gốc cho phòng kế toán. Nhằm lưu lại vào sổ kế toán làm tài liệu lưu trữ khi có vấn đề cần thiết sẽ trình bày.

V. Phương pháp và trách nhiệm ghi phiếu thu

Để ghi phiếu thu được chính xác, bạn cần tìm hiểu những thông tin dưới đây:

Trên góc trên cùng bên trái của phiếu thu là vị trí ghi tên và địa chỉ hoặc bổn phận của đơn vị: ghi đúng, đủ và rõ ràng.
Phiếu thu thường phải đóng thành từng quyển dùng trong 1 năm. Và được đánh số thứ tự để đảm bảo dễ dàng quản lý và tìm kiếm khi cần. Mỗi phiếu thu đều phải có ghi các thông tin như số quyển, số phiếu, ngày, tháng, năm ghi phiếu thu tiền. Số phiếu thu phải được đánh liên tục, không ngắt quãng trong mỗi kỳ kế toán.
Họ, tên, địa chỉ người nộp tiền: ghi rõ ràng, chính xác để tiện liên lạc nếu cần thiết khi có vấn đề phát sinh .
Về “Lý do nộp” ghi rõ ràng và ngắn gọn nội dung nộp tiền. Ví dụ như: Thu tiền bán hàng hóa, thu tiền sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,…
Về “Số tiền”: ghi cả bằng chữ và số kèm theo đơn vị tiền tệ rõ ràng là VNĐ hay USD…
Số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu cũng phải được thủ quỹ ghi lại.

Phiếu thu cần phải có dấu và chữ ký của những người chịu trách nhiệm liên quan

Một số lưu ý khi ghi phiếu thu:

Nếu số tiền thu là ngoại tệ thì phải có bảng tỷ giá đính kèm để quy ra tổng số tiền đơn vị đồng Việt Nam để ghi số và chữ cho chính xác.
Liên phiếu thu nếu gửi ra ngoài công ty, doanh nghiệp thì phải có dấu xác nhận.

VI. Những lưu ý khi lập phiếu thu

Người lập phiếu thu cần phải lưu ý những điều dưới đây để tránh những sai sót hay rủi ro.

Khi lập phiếu thu, tất cả các thông tin trong phiếu phải được người thủ quỹ/kế toán ghi một cách đầy đủ và chính xác, tránh sai
Số tiền thu phải được ghi lại cả số và chữ để đảm bảo chính xác, tránh nhầm lẫn.
Các giấy tờ, chứng từ gốc đi kèm phiếu thu sẽ giúp dễ dàng trong khâu quản lý, sử dụng. Đảm bảo tính minh bạch trong việc theo dõi thu chi của cơ quan, doanh nghiệp.
Khi viết phiếu thu tránh việc tẩy xóa. Cần lưu ý tới việc trình bày cả về mặt nội dung . Bởi mỗi doanh nghiệp, cơ quan sẽ sử dụng mẫu phiếu thu khác nhau.

Chú ý các vấn đề quan trọng để việc lập phiếu thu được hoàn chỉnh

VII. Một số sai phạm khi lập phiếu thu

1. Về chứng từ

Quy trình phê duyệt phiếu thu lỏng lẻo. Thiếu sự chặt chẽ và không được thực hiện đúng theo quy trình đã đề ra.

Số liên phiếu thu bị thiếu.
Phiếu thu lập sai quy định. Thiếu dấu, chữ ký xác nhận của các bên liên quan như thủ quỹ, kế toán trưởng, giám đốc, người nộp tiền)
Không ghi số tiền đủ cả bằng số và chữ. Thiếu dòng chữ “Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ”
Không có các chứng từ gốc kèm theo hoặc chứng từ kèm theo không hợp lệ. Phiếu chưa được đánh số hoặc viết sai.
Các chứng từ gốc kèm theo không hợp lý về mặt thời gian.
Các chứng từ gốc kèm theo bị thiếu sót.

2. Về sổ sách

Khi lập phiếu thu, một số vấn đề hay sai sót về mặt sổ sách như sau:

Các biên bản thu thiếu chữ ký của thủ quỹ, kế toán trưởng, giám đốc.
Không có hội kiểm kê để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Số tiền trên phiếu thu và ghi trong sổ sách không trùng khớp.
Thu vượt quá định mức trong quy chế tài chính và phát sinh. Vì vậy mà nhiều trường hợp thu tiền trước và sau ngày chốt sổ.
Có nhiều quỹ thu tiền mặt.
Hạch toán phiếu chi trước phiếu thu dẫn đến số dư trong quỹ tiền mặt bị thiếu hụt.

Mẫu phiếu thu là loại phiếu thông dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp tại Việt Nam. Do đó các kế toán viên hay thủ quỹ cần lưu ý khi lập để tránh sai sót.