Hiện nay ở hầu hết các doanh nghiệp hay công ty khi lập các hóa đơn để xuất hàng hóa hay dịch vụ mà bị sai thì người ta sẽ sử dụng sang các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn để thay thế. Chính vì lý do đó mà các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng đối với các hoạt động kinh doanh của công ty. Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp đến các bạn những thông tin vô cùng bổ ích liên quan đến các sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn thông dụng nhất.
I. Một số biên bản điều chỉnh hoá đơn thông dụng
1. Mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn
Download Mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn
2. Mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT
Download Biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT
3. Biên bản thu hồi hoá đơn đã lập
Download biên bản thu hồi hoá đơn đã lập
4. Biên bản điều chỉnh hoá đơn sai ngày
Download biên bản điều chỉnh hoá đơn sai ngày
II. Những lưu ý khi lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
Việc lập các biên bản điều chỉnh hóa đơn là một công việc rất cần thiết và có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi có xảy ra những sai sót trong việc lập các mẫu hóa đơn bán hàng. Và để có thể lập được biên bản điều chỉnh hóa đơn một cách chính xác và nhanh chóng nhất thì bạn cần phải tham khảo những lưu ý sau đây.
Một số lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn:
- Trường hợp cần áp dụng những mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn là khi lập hóa đơn bị sai mà đã tiến hành kê khai.
- Ngày tháng trong biên bản điều chỉnh hóa đơn cũng phải trùng với ngày tháng trên mẫu hóa đơn điều chỉnh.
- Trong biên bản điều chỉnh hóa đơn cần phải ghi rõ những nội dung sau: thực hiện điều chỉnh hóa đơn số…ký hiệu….ngày tháng năm…, xuất hóa đơn điều chỉnh số…ký hiệu…ngày tháng năm… và nội dung điều chỉnh cụ thể.
- Bên cạnh việc lập các biên bản điều chỉnh hóa đơn khi phát hiện những sai sót trên hóa đơn đã kê khai thì doanh nghiệp cần phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
Những lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
III. Những lỗi hay gặp phải nhất khi soạn thảo các mẫu hóa đơn
1. Những lỗi hay gặp phải khi soạn thảo các mẫu hóa đơn
Soạn thảo các mẫu hóa đơn là công việc chủ yếu của các kế toán khi làm việc tại các công ty và doanh nghiệp đang hoạt động trong các lĩnh vực kinh tế và hàng hóa. Việc soạn thảo các mẫu hóa đơn là một công việc hết sức phức tạp và khó khăn, đòi hỏi người kế toán phải có nhiều kinh nghiệm thực hành. Chính vì vậy mà việc gặp phải các lỗi sai khi soạn thảo các mẫu hóa đơn là điều hết sức dễ hiểu.
Dưới đây là những lỗi hay gặp nhất khi soạn thảo các mẫu hóa đơn:
- Ghi sai thông tin của bên mua hàng và dịch vụ, ví dụ như tên của công ty hay doanh nghiệp, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ …
- Ghi sai thông tin của sản phẩm và dịch vụ, ví dụ tên sản phẩm, dịch vụ, quy cách và đơn vị tính của hàng hóa, sản phẩm …
- Ghi sai thông tin về số lượng đơn hàng, dịch vụ, đơn giá, tổng tiền thanh toán, thuế suất …
2. Cơ sở pháp lý để chiều chỉnh những mẫu hóa đơn viết sai
Để có thể lập nên các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn bị viết sai thì bạn cần phải dựa vào những cơ sở pháp lý mà chúng tôi đưa ra ở dưới đây:
- Khoản 3, điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC được ban hành vào ngày 27/02/2015 đã có sửa đổi và bổ sung thêm một số điều khoản của Thông tư số 39/2014/TT-BTC về cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn khi có sai sót xảy ra.
- Điều 20 về việc “Xử lý đối với những hóa đơn đã lập” của thông tư 39/2014/TT-BTC được ban hành vào ngày 31/3/2014.
IV. Cách lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
Khi lập sai các mẫu hóa đơn trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh và mua bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ thì thường người ta sẽ sẽ tìm cách để lập các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn bị sai. Tùy trong những trường hợp khác nhau mà sẽ có những cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn bị sai để đúng với quy định của pháp luật. Để có thể tìm hiểu rõ hơn về cách lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn thì hãy cùng tham khảo phần nội dung dưới đây nhé.
1. Cách lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn đối với hóa đơn viết sai nhưng chưa giao cho người mua (áp dụng cho cả trường hợp hóa đơn đã xé cuống và chưa xé cuống)
Trong trường hợp mà chúng tôi đưa ra ở trên thì bất kể là kế toán đã mắc phải lỗi sai nào khi soạn thảo hóa đơn, thì bạn vẫn có thể áp dụng cách xử lý mẫu hóa đơn bị viết sai như sau:
- Bước 1: thực hiện gạch chéo tất cả các liên của mẫu hóa đơn bị ghi sai và đưa vào lưu trữ.
- Bước 2: thực hiện các bước lập lại một mẫu hóa đơn mới ( trong mẫu hóa đơn mới cần phải ghi đầy đủ nội dung về ngày xuất lại hóa đơn, lưu ý là không phải ngày tháng năm lập mẫu hóa đơn cũ).
Ví dụ: Vào ngày 17/9/2019 các bạn có lập một mẫu hóa đơn xuất hàng hóa nhưng lại ghi sai nội dung tên của sản phẩm. Để giải quyết lỗi sai này thì các bạn chỉ cần gạch chéo tất cả các liên của mẫu hóa đơn đã viết sai này. Tiếp theo là lập lại một mẫu hóa đơn mới để thay thế có ghi ngày lập là ngày hiện tại.
Cách xử lý cụ thể hơn:
- Đối với trường hợp hóa đơn chưa xé cuống thì bạn cần phải gạch chéo cả 3 liên có trong hóa đơn và để nguyên lại cuống, sau đó thì thực hiện bước lập hóa đơn mới để điều chỉnh và thay thế.
- Đối với trường hợp hóa đơn đã bị xé cuống thì bạn cũng cần phải gạch chéo cả 3 liên và đem lưu trữ để tránh bị thất lạc nếu có việc muốn tìm để sử dụng.
Một số lưu ý khi điều chỉnh hóa đơn:
- Các bạn tuyệt đối không được xé rách hay vứt các mẫu hóa đơn lập sai mà cần phải lưu trữ lại để giải trình với các cơ quan thuế khi cần thiết.
- Những hóa đơn bị lập sai sẽ được ghi vào cột số 15 là cột xóa bỏ khi bạn thực hiện ghi báo cáo về việc sử dụng hóa đơn.
2. Cách lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn khi đã giao cho bên mua sản phẩm
2.1. Cách xử lý khi bên mua và bên bán chưa kê khai
Bạn cần phải thực hiện các bước như sau để xử lý những mẫu hóa đơn bị sai:
- Bước 1: cả hai bên cần phải trao đổi với nhau và tiến hành lập mẫu biên bản thu hồi hóa đơn bị sai, cũng như bên bán sản phẩm phải thu hồi lại những liên của số hóa đơn bị viết sai. Trong mẫu biên bản thu hồi hóa đơn cần phải ghi rõ lý do thu hồi hóa đơn.
- Bước 2: bên bán sản phẩm phải thực hiện bước gạch chéo các liên và tiến hành lưu trữ hóa đơn đã lập sai và lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới để thay thế.
Sau khi đã lập mẫu biên bản thu hồi hóa đơn có ký tên và đóng dấu xác nhận của cả 2 bên mua bán sản phẩm. Thì bên bán sẽ thu hồi lại mẫu hóa đơn bị sai và thực hiện việc xuất hóa đơn mới và tiến hành các bước kê khai như bình thường. Những mẫu hóa đơn bị ghi sai sẽ được ghi vào cột số 15 – cột xóa bỏ khi các kế toán tiến hành làm bảng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
2.2 Cách xử lý mẫu hóa đơn lập sai đã kê khai
Đối với cách xử lý những mẫu hóa đơn lập sai nhưng đã kê khai sẽ có hai trường hợp xảy ra:
- Trường hợp 1: Bên bán hàng xuất hóa đơn có ghi sai thông tin nhưng không gây ảnh hưởng đến số tiền bán hàng.
Trong trường hợp kế toán chỉ ghi sai tên hoặc địa chỉ của bên mua hàng, còn các chỉ tiêu và nội dung khác còn lại đều đúng. Thì cách điều chỉnh hết sức đơn giản đó là tiến hành lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mà không cần phải xuất hóa đơn điều chỉnh như các trường hợp phức tạp hơn.
- Trường hợp 2: bên bán hàng ghi sai các thông tin còn lại và đã tiến hành kê khai.
Ở trường hợp này thì các bạn sẽ cần phải thực hiện các bước điều chỉnh như sau:
Bước 1: cả hai bên cùng trao đổi để lập biên bản điều chỉnh những sai sót có ghi trong mẫu hóa đơn.
Bước 2: người bán sẽ tiến hành việc lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Những lưu ý khi lập mẫu điều chỉnh hóa đơn khi có sai sót ở trong trường hợp này:
- Khi lập hóa đơn điều chỉnh cần phải ghi rõ những nội dung đã điều chỉnh như tăng/giảm số lượng hàng, đơn giá, tiền bán, ký hiệu, thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số …
- Cả người bán và người mua đều cần phải dựa vào mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn để tiến hành kê khai doanh số mua và bán hàng hóa, thuế đầu ra, đầu vào …
- Trong những mẫu hóa đơn điều chỉnh thì không được sử dụng dấu âm.
V. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
1. Các thủ tục cần thiết để lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Các loại hóa đơn điện tử đã được sử dụng khá rộng rãi và phổ biến ở hầu hết các công ty và doanh nghiệp đang có hoạt động kinh tế liên quan đến lĩnh vực mua bán hàng hóa hiện nay. Chính vì vậy mà khi lập sai hóa đơn điện tử và cách sửa như thế nào đang là vấn đề được nhiều người rất quan tâm.
Dưới đây là những thủ tục cần thiết để lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử:
- Đầu tiên cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi chú rõ những nội dung có sai sót và cần phải điều chỉnh, nội dung đã điều chỉnh lại cho chính xác và đúng chuẩn nhất. Bên cạnh đó thì các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cũng cần phải có chữ ký, đóng dấu xác nhận của người đại diện bên mua hàng và bên bán hàng hóa.
- Sau đó cần phải thực hiện các chức năng lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Khi soạn thảo biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử thì bạn cần ghi rõ những nội dung “ Điều chỉnh (tăng/giảm) số lượng của sản phẩm, đơn giá, tổng tiền thanh toán, thuế GTGT, thuế suất … tiền thuế GTGT của hóa đơn điện tử số … có ký hiệu số … vào ngày tháng năm …”. Khi đã soạn thảo những nội dung sau thì cần phải thực hiện ký điện tử và gửi lại mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cho bên người mua hàng.
Trong trường hợp những hóa đơn điện tử đã được lập, đã tiến hành gửi đến người mua hàng, thực hiện thành công việc giao hàng hóa cũng như cung ứng dịch vụ cho bên khách hàng, nhưng người bán hàng và người mua hàng chưa kê khai thuế. Thì bạn cần phải thực hiện chuẩn bị các thủ tục cần thiết để lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế, nếu phát hiện thấy trong hóa đơn điện tử có những sai sót về nội dung của sản phẩm, dịch vụ cung ứng cũng như kỳ cước và số tiền cần phải thanh toán khi nhận hàng có ghi trong hóa đơn.
2. Các thủ tục cần thiết để lập hóa đơn điện tử thay thế
Các bước lập thủ tục cần thiết để lập hóa đơn điện tử thay thế:
- Trước hết bạn phải trao đổi và thỏa thuận với bên người mua hàng về việc lập mẫu biên bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn điện tử thay thế. Trong biên bản thỏa thuận cần phải có đầy đủ chữ ký và đóng dấu xác nhận của người đại diện cho bên mua hàng và bên bán hàng.
- Sau đó cần phải thực hiện các chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế, khi soạn thảo mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế cần ghi rõ nội dung “Hóa đơn điện tử này được lập ra để thay thế cho hóa đơn điện tử số … ký hiệu … ngày tháng năm …”. sau khi đã soạn thảo mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế xong thì cần phải ký điện tử để xác nhận và gửi lại mẫu hóa đơn điện tử thay thế mới cho bên người mua hàng.
Đối với những trường hợp lập hóa đơn điện tử mà khách hàng phát hiện có sai sót trong nội dung sản phẩm và yêu cầu hủy bỏ và lập lại hóa đơn điện tử thay thế thì bên người bán hàng thực hiện các thủ tục hủy bỏ và lập lại hóa đơn điện tử.
3. Mẫu biên bản lập lại hóa đơn điện tử
Bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ những thủ tục cần thiết dưới đây để có thể thực hiện hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử như sau:
- Trước hết là cần lập một mẫu biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử, cần phải ghi đầy đủ và rõ ràng những nội dung có sai sót và nội dung đã được điều chỉnh lại. Trong mẫu biên bản cũng cần phải có chữ ký và đóng dấu xác nhận của người đại diện bên mua và bên bán sản phẩm.
- Thủ tục cần thực hiện tiếp theo là thực hủy bỏ hóa đơn điện tử có sai sót đã lập.
- Cuối cùng là thực hiện các chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế, cần lưu ý khi soạn thảo hóa đơn điện tử thay thế cần phải ghi rõ nội dung sau “ Hóa đơn điện tử thay thế này được lập ra để thay thế cho hóa đơn điện tử số…ký hiệu…ngày tháng năm…”. Sau khi xong thì thực hiện ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử thay thế cho bên mua hàng.
Lưu ý khi hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử tử thay thế:
Trong trường hợp bên mua sản phẩm không phải là doanh nghiệp thì sẽ không có chữ ký số, vì vậy mà trong điều kiện của biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc phải có chữ ký điện tử của cả hai bên tham gia mua bán hàng hóa là điều không thể thực hiện được. Chính vì vậy mà để linh động hơn thì bạn có thể lập các mẫu biên bản thỏa thuận bằng giấy để tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai bên cùng trao đổi ký kết và đóng dấu xác nhận vào trong mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế.
Như vậy, trong bài viết trên chúng tôi đã cung cấp đến các bạn những thông tin vô cùng bổ ích liên quan đến cách sử dụng những mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn thông dụng nhất. Hy vọng sau khi tham khảo bài viết trên các bạn sẽ có thêm nhiều hiểu biết và kinh nghiệm về cách lập cũng như cách sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn để phục vụ công việc một cách tốt nhất.