Các mẫu hóa đơn được xem là loại giấy không thể thiếu trong các lĩnh vực và ngành nghề hiện nay, được sử dụng chủ yếu với mục đích là kê khai số lượng hàng hóa và giá thành của mỗi sản phẩm để cung cấp đầy đủ thông tin đến với khách hàng. Chính vì vậy mà khi kinh doanh bất kì ngành nghề và lĩnh vực hàng hóa nào bạn cũng cần phải hiểu rõ về các mẫu hóa đơn. Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp đến các bạn những thông tin vô cùng bổ ích liên quan đến vấn đề mẫu hóa đơn.
I. 10 Mẫu hoá đơn bán hàng thường gặp
Các mẫu hóa đơn bán hàng được sử dụng rất phổ biến hiện nay, dưới đây là 10 mẫu hóa đơn bán hàng thông dụng mà bạn có thể tham khảo:
Download 10 mẫu hoá đơn thường gặp
Download 10 mẫu hoá đơn thường gặp
II. Hoá đơn là gì?
Các loại mẫu hóa đơn bán hàng là loại giấy tờ quan trọng và không thể thiếu ở trong bất kỳ các doanh nghiệp, cửa hàng hay quán ăn, quán cafe nào. Vậy mẫu hóa đơn là gì và vai trò của nó như thế nào mà lại quan trọng như vậy, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay nhé!
1. Hoá đơn là gì?
Hóa đơn là một loại bản kê khai yêu cầu thanh toán các sản phẩm và dịch vụ mà khách hàng đã lựa chọn. Đây là loại giấy tờ được bên cửa hàng đưa ra và sử dụng, trong các mẫu hóa đơn có kê khai đầy đủ tất cả thông tin và nội dung về sản phẩm, dịch vụ, giá thành cũng như tổng chi phí mà phía bên người mua cần phải thanh toán đầy đủ cho cửa hàng để nhận sản phẩm.
Các mẫu hóa đơn được xem như các loại chứng từ để chứng minh cho các công việc giao dịch, chứng thực về việc trao đổi mua bán giữa hai bên người mua và người bán. Hiện nay, trên thị trường và ở hầu hết các doanh nghiệp hay cửa hàng đều sử dụng cả mẫu hóa đơn giấy và mẫu hóa đơn điện tử khi thực hiện thanh toán cho các khách hàng.
2. Vai trò của hoá đơn
Hóa đơn có rất nhiều vai trò quan trọng, không chỉ đối với bên cửa hàng và người mua hàng mà còn giúp cho các khâu kế toán của cửa hàng có thể làm việc dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều.
- Vai trò của hóa đơn đối với bên bán hàng: đây là giấy tờ quan trọng giúp cửa hàng xác định thời gian và ngày giờ cung cấp các sản phẩm và dịch vụ một cách chính xác và đầy đủ nhất. Trong mẫu hóa đơn cũng sẽ thể hiện những thông tin liên quan đến cả hai bên bán hàng và mua hàng, giúp ghi lại lịch sự kinh doanh và bán hàng của đơn vị, cũng giúp đảm bảo sự uy tín và chất lượng đối với các khách hàng của mình. Bên cạnh đó việc sử dụng hóa đơn cũng giúp cho người bán có thể đối chất với người mua khi xảy ra những trường hợp nhầm lẫn và tranh chấp.
- Vai trò của hóa đơn đối với người mua hàng: đối với người mua hàng thì đây chính là giấy chứng từ xác nhận cho việc người mua đã trả tiền để nhận về những sản phẩm phục vụ nhu cầu sử dụng của bản thân. Đặc biệt là trong một số ngành nghề lĩnh vực quan trọng như y tế, giáo dục, du lịch thì người mua cần phải giữ gìn các hóa đơn dịch vụ một cách cẩn thận để chứng minh cho việc mình đã chi trả đầy đủ tất cả các chi phí để được sử dụng những dịch vụ trên. Trong trường hợp mất hóa đơn mua hàng thì người mua sẽ không thể có quyền kiện cáo và đối chất khi xảy ra các tình huống tranh chấp.
- Vai trò của hóa đơn đối với khâu kế toán và công việc kinh doanh của cửa hàng: hóa đơn là loại giấy tờ giúp cho các kế toán của cửa hàng có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Trong trường hợp không thể thu hồi đầy đủ các hóa đơn hoặc có sai sót khi sử dụng hóa đơn thì các khâu kiểm toán của kế toán ở phía sau sẽ không thể thực hiện thuận lợi được. Các mẫu hóa đơn là giấy tờ quan trọng mà các kế toán cần phải lưu lại thật cẩn thận để giúp công việc hoàn thành sổ sách của ngày/tháng/năm/quý dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, mẫu hóa đơn cũng chính là cơ sở để các nhân viên kế toán có thể kê khai các loại thuế, hạch toán cuối năm, làm báo cáo tài chính của công ty trong suốt một năm để nộp cho giám đốc hoặc các cơ quan thuế. Chính vì vậy mà việc sử dụng hóa đơn có vai trò hết sức quan trọng đối với khâu kế toán và giúp cho các công việc tài chính và kinh doanh của cửa hàng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều.
III. Các hình thức hoá đơn
Hiện nay các loại mẫu hóa đơn được sử dụng dưới 3 hình thức chủ yếu là hóa đơn điện tự, hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in. Để hiểu rõ hơn về các hình thức của mẫu hóa đơn thì các bạn hãy cùng tham khảo phần thông dưới đây đây nhé.
1. Hoá đơn điện tử
Mẫu hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về các ngành nghề cung cấp dịch vụ, buôn bán hàng hóa. Đây là loại hóa đơn được tạo ra, lập, gửi, nhận cũng như được lưu trữ và quản lý theo các quy định tại bộ Luật giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành thực hiện.
2. Hoá đơn tự in
Các mẫu hóa đơn tự in là những hóa đơn các các công ty, doanh nghiệp, cửa hàng kinh doanh tự mình in ra bằng máy tính tiền, các thiết bị tin học hoặc là những loại thiết bị khác trong quá trình cung ứng dịch vụ và các sản phẩm cho khách hàng.
3. Hoá đơn đặt in
Đây là mẫu hóa đơn mà các công ty, doanh nghiệp, cửa hàng thường đặt in theo mẫu để sử dụng trong các hoạt động buôn bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ chăm sóc khách hàng. Ngoài ra cũng được sử dụng ở các cơ quan thuế muốn đặt in để cung cấp hay bán cho các công ty, doanh nghiệp, cửa hàng, cá nhân, hộ kinh doanh.
IV. Nội dung chi tiết của hóa đơn như thế nào?
Hóa đơn là giấy tờ vô cùng quan trọng có vai trò như các loại chứng từ thương mại, giúp cho công việc kế toán của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi. Chính vì vậy mà trong bất cứ mẫu hóa đơn nào cũng cần phải có đầy đủ những thông tin sau:
- Thông tin về hóa đơn: gồm các thông tin bao gồm xác nhận giao dịch thực hiện mẫu hóa đơn thanh toán, số hóa đơn để tạo cơ sở chứng minh đây là hóa đơn được in và phát hành một cách hợp pháp bởi các tổ chức và doanh nghiệp kinh doanh; ngày lập hóa đơn; chữ ký người mua; chữ ký của người bán hàng để chứng minh hóa đơn được sử dụng hợp pháp và làm đúng theo các quy định của pháp luật.
- Thông tin về cửa hàng bán sản phẩm: cần phải có đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế, địa chỉ thư điện tử, địa chỉ trang web, số điện thoại của cửa hàng để có thể xác nhận và trao đổi dễ dàng hơn khi xảy ra các tranh chấp hay mâu thuẫn.
- Cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm, dịch vụ đã cung cấp, có tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thanh toán khi chưa tính thuế GTGT, thanh toán khi đã tính thuế GTGT, số tiền thuế GTGT và tổng số tiền mà khách hàng cần phải thanh toán đầy đủ.
- Đầy đủ thông tin về người mua hàng, cần phải có thông tin về tên tuổi, địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh toán cũng như tài khoản giao dịch của người mua hàng.
Bên cạnh những thông tin bắt buộc cần phải có trong những mẫu hóa đơn mà chúng tôi đã nêu ở trên thì các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân tự đặt in hóa đơn có thể bổ sung thêm các tiêu chí khác để phù hợp với những ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh của mình, cũng có thể in cả logo trang trí và quảng cáo cho cửa hàng của mình. Tuy nhiên nếu muốn sử dụng thêm các tiêu chí khác thì các tổ chức và doanh nghiệp cần phải chú để lựa chọn được những nội dung phù hợp nhất để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
V. Các loại hoá đơn
Trên thị trường kinh doanh hiện nay, có rất nhiều những ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh khác nhau, vì vậy mà người ta cũng sử dụng nhiều loại mẫu hóa đơn khác nhau để có thể phục vụ cho mục đích kinh doanh của mình. Tuy nhiên, hiện nay vẫn có hai loại mẫu hóa đơn được sử dụng phổ biến nhất là hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng. Để hiểu rõ hơn về các loại hóa đơn này thì các bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé.
1. Hoá đơn giá trị gia tăng
a. Hoá đơn giá trị gia tăng là gì?
Hóa đơn giá trị gia tăng là mẫu hóa đơn được sử dụng cho các tổ chức muốn khai, tính thuế giá trị gia tăng bằng phương pháp khấu trừ trong các hoạt động kinh doanh sau:
- Buôn bán hàng hóa và cung cấp các dịch vụ trong khu vực nội địa.
- Các công ty có hoạt động vận tải quốc tế.
- Các công ty có hoạt động xuất khẩu hàng hóa và cung cấp các dịch vụ ra nước ngoài.
- Có hoạt động xuất hàng hóa vào khu phi thuế quan và các trường hợp được xem như hoạt động xuất khẩu hàng hóa.
b. Nguyên tắc lập hoá đơn giá trị gia tăng
Những nguyên tắc mà bạn cần phải tuân theo khi lập hóa đơn giá trị gia tăng.:
1. Các công ty, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao các loại hóa đơn cho người mua sản phẩm và sử dụng dịch vụ theo hướng dẫn tại quy định Thông tư hướng dẫn thi hành quy định về hóa đơn số 39/2014/TT-BTC.
2. Cửa hàng cần phải lập hóa đơn khi buôn bán hàng hóa và cung cấp các dịch vụ, bao gồm luôn cả những mặt hàng, dịch vụ, sản phẩm được sử dụng để làm hàng mẫu, hàng khuyến mãi, hàng trưng bày; các sản phẩm và dịch vụ được dùng để biếu, tặng và trả lương thay cho các nhân viên và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các dạng cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ.
Những nội dung trên hóa đơn cần phải chính xác với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tuyệt đối không được thêm, bớt, tẩy xóa, phải sử dụng cùng một màu mực và là loại mực không phai, chú ý là tránh sử dụng mực đỏ. Các chữ số và chữ viết trên các hóa đơn cần phải liên tục không được đứt quãng, không viết hoặc in chữ đè lên trên những chữ đã in sẵn và ở phần gạch chéo còn trống. Đối với những trường hợp hóa đơn được đặt in sẵn hay được lập bằng máy tính thì nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không cần phải gạch chéo.
3. Hóa đơn cần lập một lần và thành nhiều liên. Các nội dung có trên hóa trên phải được thống nhất và giống với nhau trên các liên hóa đơn có cùng một số.
4. Hóa đơn được tạo liên tục từ các số nhỏ đến các số lớn, không thiếu số hay thêm số.
Download mẫu hoá đơn giá trị gia tăng
c. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn giá trị gia tăng
1. Tiêu thức ngày tháng năm lập hóa đơn
- Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động buôn bán hàng hóa: là thời gian bàn giao quyền sử dụng hàng hóa cho người mua hàng, chưa kể đã nhận được tiền thanh toán hay chưa.
- Ngày tháng lập hóa đơn đối với các hoạt động cung ứng dịch vụ: là thời gian hoàn thành việc cung cấp các dịch vụ, kể cả là đã nhận được tiền hay chưa. Nếu đơn vị cung cấp dịch vụ tiến hành thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì ngày tháng trên hóa đơn chính là ngày thu tiền.
- Ngày tháng lập hóa đơn đối với các dịch vụ cung cấp điện nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông và truyền hình: ngày lập hóa đơn cần phải tiến hành chậm nhất không quá 7 ngày tiếp theo kể từ ngày ghi chỉ số điện và nước đã tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc việc quy ước đối với việc cung cấp các dịch vụ viễn thông và truyền hình.
- Ngày lập hóa đơn đối với các dịch vụ lắp đặt và xây dựng: chính là ngày tiến hành nghiệm thu, bàn giao công trình và hoàn thành lắp đặt thiết bị không kể đã thu tiền hay chưa.
- Ngày lập hóa đơn đối với các dịch vụ hàng hóa xuất khẩu: sẽ do người xuất khẩu tự xác định để phù hợp với thỏa thuận giữa hai bên người nhập khẩu và người xuất khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế thì sẽ là ngày hoàn tất các thủ tục hải quan.
2. Tiêu thức “ tên , địa chỉ, mã số thuế của người bán” và “ tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” : có thể ghi đầy đủ họ tên hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy đăng ký thuế.
3. Tiêu thức “số thứ tự, số lượng, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thành tiền” sẽ được ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra và có thể gạch chéo những phần bỏ trống nếu có.
4. Tiêu thức người bán hàng thì người bán hàng cần phải ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên.
5. Tiêu thức người mua hàng thì cũng cần phải có chữ ký và ghi rõ họ tên người mua hàng.
6. Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng tiền Việt Nam (VNĐ).
2. Hoá đơn bán hàng
a. Hoá đơn bán hàng là gì?
Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn thường được sử dụng ở các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân muốn thực hiện kê khai và tính thuế giá trị gia tăng bằng phương pháp trực tiếp bán hàng hóa và cung cấp các dịch vụ.
b. Nguyên tắc lập hoá đơn bán hàng
Các nguyên tắc khi lập hóa đơn bán hàng:
- Người bán hàng cần phải lập hóa đơn khi bán hàng và cung cấp dịch vụ, bao gồm cả những mặt hàng sản phẩm được dùng để làm hàng khuyến mãi, quảng cáo, trưng bày; sản phẩm dùng để biếu, tặng và trả lương cho nhân viên hay tiêu dùng nội bộ.
- Các nội dung trên hóa đơn cần phải đầy đủ và chính xác với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dùng một màu mực, số và chữ phải viết liền, không đứt quãng, không dùng màu mực đỏ.
- Hóa đơn cần phải lập liên tục theo thứ tự từ số nhỏ đến lớn.
- Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên, và các hóa đơn phải có nội dung giống với nhau trên các liên hóa đơn có cùng một số.
c. Hướng dẫn cách viết các hoá đơn bán hàng
1. Tiêu thức ngày tháng năm lập hóa đơn
- Đối với hoạt động buôn bán hàng hóa: là thời gian chuyển quyền sử dụng cho người mua, chưa kể đã thu tiền hay chưa.
- Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, chưa kể đã thanh toán hay chưa.
- Đối với hoạt động xây dựng và lắp đặt: là ngày nghiệm thu công trình, bàn giao công trình và hoàn thành lắp đặt, không kể đã thu tiền hay chưa.
- Đối với hoạt động cung cấp điện nước sinh hoạt, truyền hình và viễn thông: thực hiện không quá 7 ngày kể từ sau ngày ghi chỉ số điện nước đã sử dụng trên đồng hồ đo và ngày kết thúc kỳ quy ước đối với cung cấp dịch vụ truyền hình và viễn thông.
2. Tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số người bán hàng”, “tên , địa chi, mã số thuế người mua hàng” cần phải có thông tin đầy đủ và chính xác theo giấy đăng ký kinh doanh và giấy đăng ký thuế.
3. Tiêu thức hình thức thanh toán: dựa vào hình thức thanh toán của người mua là tiền mặt, chuyển khoản mà sẽ ghi là CK, TM,…
4. Tiêu thức “số thứ tự, tên hàng hóa, số lượng, khối lượng, giá tiền, thành tiền” cần được ghi theo thứ tự là tên hàng hóa và số lượng và có thể gạch chéo ở những phần bị bỏ trống.
5. Tiêu thức đồng tiền ghi trên hóa đơn: là đồng tiền Việt Nam.
6. Tiêu thức” cộng tiền bán hàng và cung cấp dịch vụ” chính là số tiền ở cột thành tiền.
7. Tiêu thức số tiền viết bằng chữ: phải viết đúng số tiền ghi ở cột công tiền bán hàng và dịch vụ.
Như vậy, trong bài viết trên chúng tôi đã cung cấp đến các bạn những thông tin vô cùng bổ ích liên quan đến các loại mẫu hóa đơn thông dụng và được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Hy vọng sau khi tham khảo bài viết trên các bạn sẽ có thêm nhiều hiểu biết và kinh nghiệm để có thể sử dụng đúng những mẫu hóa đơn phù hợp với mục đích sử dụng của mình mang đến hiệu quả kinh doanh cao nhất.