Nhiều người vẫn nghĩ rằng lập phiếu xuất kho là một việc đơn giản, không quá khó khăn. Tuy nhiên, bạn đã thực sự hiểu mẫu phiếu xuất kho là gì và viết thế nào cho chuẩn hay chưa? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp và cung cấp đến bạn đọc những thông tin bổ ích để ứng dụng vào cuộc sống của bạn.
I. Một số mẫu phiếu xuất kho
Dưới đây là một số mẫu phiếu kho thông dụng nhất để bạn đọc tham khảo:
1. Mẫu phiếu xuất kho mới và chuẩn nhất
Download mẫu phiếu xuất kho mới nhất 2019
2. Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133
Download mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133
3. Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200
Download mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200
4. Mẫu phiếu xuất kho theo quyết định 15
Download phiếu xuất kho ban hành theo quyết định 15
5. Mẫu phiếu xuất kho theo quyết định 48
Download phiếu xuất kho ban hành theo quyết định 48
6. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Download phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
II. Mẫu phiếu xuất kho
Để hiểu được mẫu phiếu xuất kho là gì và có tác dụng như thế nào? Bạn đọc hãy tìm hiểu những thông tin dưới đây.
1. Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là một loại văn bản chứng từ kế toán được lập ra để theo dõi, kiểm kê chính xác về số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ… đã được xuất khỏi kho để sử dụng. Điều này nhằm làm căn cứ minh bạch trong việc kiểm tra sử dụng hay các chi phí phát sinh và hạch toán những sản phẩm, dụng cụ đã sử dụng.
Những công ty, doanh nghiệp kinh doanh mua bán hay cho thuê các loại hàng hoá như dụng cụ, máy móc… sẽ sử dụng rất nhiều đến phiếu xuất nhập kho để đảm bảo theo dõi số lượng sản phẩm cũng như tình hình kinh doanh của công ty, doanh nghiệp.
2. Mục đích của phiếu xuất kho
Sử dụng phiếu xuất kho sẽ giúp cho các công ty, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm tra số lượng các sản phẩm, hàng hoá, vật tư, dụng cụ… lưu trữ trong kho đã được xuất ra để sử dụng.
Ngoài ra, dựa vào phiếu xuất kho, các công ty, doanh nghiệp cũng dễ dàng trong việc kiểm kê lại sản phẩm cũng như các chi phí hạch toán giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình kinh doanh của công ty, doanh nghiệp mình.
III. Tầm quan trọng của phiếu xuất kho
Phiếu kho được sử dụng rộng rãi trong các công ty, doanh nghiệp bởi những lợi ích sau:
1. Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng trong nghiệp vụ kế toán
Mẫu phiếu kho sẽ giúp công ty, doanh nghiệp quản lý hàng hoá, sản phẩm của mình đã cung cấp cho bên sử dụng một cách hiệu quả và chính xác nên nó là loại văn bản rất quan trọng trong nghiệp vụ kế toán hay nghiệp vụ quản lý kho.
Việc quản lý số lượng, chất lượng những hàng hoá, sản phẩm … trong kho khi xuất đi sẽ giúp cho công ty, doanh nghiệp đảm bảo được những sản phẩm đó sẽ không bị thiếu hụt hay nhầm lẫn khi phân phối hay trả lại. Điều này sẽ giúp ổn định công tác tổ chức, bảo quản và quản lý sản phẩm, hàng hóa … trong kho và các quá trình cung cấp, sử dụng.
Mẫu phiếu kho ngoài thông tin của các hàng hoá, sản phẩm … còn có thông tin của người xuất, người làm phiếu, người nhận … Đây sẽ là căn cứ để quy trách nhiệm nếu có xảy ra những sai sót như kiểm kê thiếu khi giao hoặc trả hàng, số liệu sản phẩm không khớp … Do đó, việc quản lý kho sẽ trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn rất nhiều.
2. Phiếu xuất kho thể hiện tính chuyên nghiệp trong quản lý kho hàng
Không chỉ là cơ sở để giúp cho các công ty, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm tra số lượng các sản phẩm, hàng hoá, vật tư, dụng cụ … lưu trữ trong kho đã được xuất ra để sử dụng, tránh tình trạng thiếu hụt, thất thoát. Phiếu xuất kho còn giúp quá trình quản lý kho hàng trở nên dễ dàng, chuyên nghiệp hơn. Cụ thể phiếu xuất kho sẽ hỗ trợ trong các quá trình lập kế hoạch, mô hình tiêu thụ, điều chỉnh chi phí kho xuống mức tối thiểu, đồng bộ quá trình luân chuyển trong kho.
Bất cứ thủ kho nào cũng cần biết cách lập phiếu xuất nhập kho để theo dõi chặt chẽ được số lượng hàng hoá, sản phẩm … mỗi lần xuất hay nhập để có căn cứ đối chiếu và kiểm tra với định mức tồn kho. Việc này sẽ giúp cho bên doanh nghiệp có sự xem xét và điều chỉnh định mức xuất nhập kho để đảm bảo ổn định và có lợi cho doanh nghiệp.
Thông qua phiếu xuất kho, các công ty, doanh nghiệp còn có thể đưa ra những kế hoạch, mô hình giúp tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm để tránh tồn đọng cho doanh nghiệp gây thiệt hại lớn. Việc luôn luôn cập nhật số liệu hàng hoá thông qua phiếu xuất nhập kho sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro.
IV. Cách ghi phiếu xuất kho chuẩn nhất
Phiếu thu là loại chứng từ thông dụng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết phiếu thu sao cho đúng. Bạn đọc hãy tìm hiểu ngay sau đây.
1. Mẫu phiếu xuất kho gồm những nội dung gì?
Trong mẫu phiếu xuất kho chuẩn phải có những thông tin sau đây:
- Tên đơn vị hoặc bộ phận: được ghi rõ ràng ở góc bên trái của phiếu xuất kho hoặc có dấu đơn vị theo quy định chuẩn đã đề ra.
- Ngày tháng năm: là ngày tháng năm phiếu xuất kho được lập, cần được ghi rõ ràng, chính xác.
- Số: mỗi phiếu xuất kho phải được đánh số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn, không bị ngắt quãng để tiện kiểm tra và theo dõi.
- Nợ/ Có: nếu có thì ghi và ghi kèm thêm số tài khoản để tiện kiểm tra đối ứng.
- Họ tên người nhận hàng: ghi chính xác thông tin họ tên của người mua hàng hóa, dụng cụ … từ kho của công ty, doanh nghiệp.
- Đơn vị (bộ phận): của người nhận hàng. Người nhận hàng làm việc ở bộ phận nào của doanh nghiệp thì cần ghi rõ và chính xác.
- Lý do xuất kho: tuỳ thuộc vào mục đích của mỗi lần xuất kho mà sẽ có lý do khác nhau, nhưng lý do phải hợp lý và phù hợp với hoàn cảnh thực tế.
- Các cột A, B, C, D: là các thông tin về hàng hoá và sản phẩm bao gồm số thứ tự, tên mặt hàng, mã số của hàng hoá và đơn vị tính.
- Cột 1: Số lượng của hàng hoá, sản phẩm… được ghi lại một cách chính xác bằng số liệu.
- Cột 2: Số lượng thực tế của hàng hoá, sản phẩm … đã xuất đi. Lưu ý số lượng này không được thừa so với số lượng yêu cầu.
- Cột 3: Đơn giá của hàng hoá, sản phẩm … theo đúng quy định của doanh nghiệp, công ty đã đề ra trong quy trình hạch toán.
- Cột 4: Thành tiền tức là giá trị thực tế của mỗi loại hàng hoá, sản phẩm, vật tư, dụng cụ… đã được xuất ra. Cụ thể, được biểu thị qua công thức sau:
Thành tiền = Số lượng thực nhập * đơn giá
- Dòng cộng: chính là tổng của các thành tiền mà số sản phẩm, hàng hoá … thực tế đã được xuất đi.
- Tổng số tiền viết bằng chữ: ghi bằng chữ số tiền đã thanh toán cho thủ kho và có kèm theo đơn vị tiền tệ (đồng) một cách chính xác.
Cuối cùng là phần chữ ký của các bên liên quan và các chứng từ gốc đi kèm nếu có.
2. Hướng dẫn chi tiết cách ghi phiếu xuất kho
- Góc bên trái của Phiếu xuất kho là để ghi tên đơn vị hoặc bộ phận làm nhiệm vụ xuất kho hoặc có đóng dấu của đơn vị.
- Những thông tin của người nhận hàng bao gồm tên, đơn vị, bộ phận làm việc; thời gian thành lập phiếu xuất kho, lý do xuất kho và số thứ tự của phiếu phải được ghi đầy đủ, rõ ràng và chính xác.
- Các cột A, B, C, D: là các thông tin về hàng hoá và sản phẩm bao gồm số thứ tự, tên mặt hàng, mã số của hàng hoá và đơn vị tính.
- Cột 1: Số lượng của hàng hoá, sản phẩm … được ghi lại một cách chính xác bằng số liệu.
- Cột 2: Số lượng thực tế của hàng hoá, sản phẩm … đã xuất đi. Lưu ý số lượng này không được thừa so với số lượng yêu cầu.
- Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá theo hạch toán đã đề ra của doanh nghiệp vào cột 3 và tính thành tiền điền vào cột 4 (tức là cột 4 = cột 2 x cột 3).
- Dòng Cộng: là tổng số tiền của số hàng hoá, sản phẩm đã xuất, ghi bằng số.
- Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: là tổng số tiền của số hàng hoá, sản phẩm đã xuất, viết bằng chữ có đơn vị tiền tệ là đồng.
Phiếu xuất kho sẽ được lập thành 3 liên và có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan là giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký duyệt cho người nhận hàng xuống kho để nhận. Sau đó, người thủ kho, người lập phiếu và người nhận sẽ ký vào trong phiếu xuất kho. Trong đó, 3 liên sẽ được giữ bởi những người liên quan sau:
- Liên 1: do bộ phận lập phiếu xuất kho giữ.
- Liên 2: do thủ kho giữ để ghi thông tin vào thẻ kho và chuyển cho bộ phận kế toán ghi số tiền vào sổ kế toán.
- Liên 3: được người nhận hàng hoá, sản phẩm … giữ để tiện theo dõi trong quá trình sử dụng.
V. Quy trình xuất kho hàng
Tùy theo mục đích của mỗi doanh nghiệp, quy trình xuất kho hàng có thể chia làm 4 loại như sau:
1. Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng
Để xuất kho hàng hoá để bán hàng, cần thực hiện theo 5 bước sau:
Bước 1: Phòng kinh doanh hay bộ phận phụ trách sẽ có trách nhiệm lập đơn hàng và gửi yêu cầu xuất hàng cho phòng kế toán.
Bước 2: Bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra số lượng hàng còn trong kho xem đủ hay không. Nếu đủ thì cho xuất kho, còn thiếu thì cần báo lại cho bên phòng ban gửi yêu cầu.
Bước 3: Dựa vào thông tin đơn hàng đã lập, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu này sẽ được chuyển cho thủ kho để tiến hành xuất hàng cho bên người nhận.
Bước 4: Hàng hoá được chuẩn bị theo phiếu xuất kho để chuyển đi sau khi phiếu xuất kho đã có đầy đủ các chữ ký xác nhận.
Bước 5: Dựa vào phiếu xuất kho, thủ kho sẽ ghi lại thông tin vào thẻ kho, còn kế toán sẽ ghi đơn giá và tổng tiền vào sổ kế toán.
2. Quy trình xuất kho sản xuất
Trong quá trình sản xuất, để xuất kho vật tư, hàng hoá cần thực hiện theo 5 bước sau:
Bước 1: Bộ phận yêu cầu sẽ lập danh sách số lượng vật tư, nguyên liệu… cần có cho ban lãnh đạo hoặc phòng kế hoạch sản xuất và chờ xem xét
Bước 2: Bộ phận kế hoạch sản xuất hay ban giám đốc sẽ xem xét và phê duyệt.
Bước 3: Nếu được phê duyệt, danh sách sẽ được gửi cho bên kế toán để tiến hành kiểm kê lại nguyên, vật liệu còn trong kho và đưa ra phản hồi.
Bước 4: Nếu đủ, thủ kho tiến hành xuất kho nguyên, vật liệu.
Bước 5: Dựa vào phiếu xuất kho, thủ kho sẽ ghi lại thông tin vào thẻ kho, còn kế toán sẽ ghi đơn giá và tổng tiền vào sổ kế toán.
3. Quy trình xuất kho hàng hóa để lắp ráp
Trong quá trình xuất kho hàng hoá để lắp ráp, cần thực hiện theo 7 bước sau:
Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lắp ráp sẽ lập danh sách số lượng hàng hoá cần có cho ban lãnh đạo hoặc phòng kế hoạch sản xuất và chờ xem xét
Bước 2: Bộ phận phụ trách hàng hoá lắp ráp hay ban giám đốc sẽ xem xét và phê duyệt
Bước 3: Nếu được phê duyệt, danh sách sẽ được gửi cho bên kế toán để tiến hành kiểm kê lại nguyên, vật liệu còn trong kho và đưa ra phản hồi cho bên thủ kho.
Bước 4: Thủ kho thực hiện xuất hàng hóa theo phiếu xuất kho mà kế toán đã lập.
Bước 5: Bộ phận yêu cầu nhận hàng và kiểm tra lại số lượng đã nhận.
Bước 6: Dựa vào phiếu xuất kho, thủ kho sẽ ghi lại thông tin vào thẻ kho, còn kế toán sẽ ghi đơn giá và tổng tiền vào sổ kế toán.
Bước 7: Sau khi lắp ráp xong, sản phẩm hoàn thiện sẽ được chuyển về kho để tiến hành nhập kho.
4. Quy trình xuất để chuyển kho
Trong quá trình xuất kho hàng hoá để chuyển kho mới, cần thực hiện theo 5 bước sau:
Bước 1: Đơn vị yêu cầu gửi yêu cầu cho người có thẩm quyền về địa điểm, mục đích và số lượng cần chuyển kho.
Bước 2: Người có thẩm quyền xem xét và đưa ra quyết định phê duyệt. Sau đó chuyển qua cho bên kế toán.
Bước 3: Kế toán sẽ liên hệ với bên kho mới để thống nhất về số lượng, thời gian… Sau đó lập phiếu xuất kho.
Bước 4: Hàng hoá sản phẩm được kiểm tra và đóng gói kỹ lưỡng trước khi chuyển kho.
Bước 5: Kế toán và thủ quỹ kết hợp với bên kho mới để theo dõi và cập nhật thông tin về hàng hoá, sản phẩm.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về một số mẫu phiếu thu và các thông tin liên quan. Hy vọng rằng, bài viết đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin thiết thực và bổ ích.